KORONAWIRUS: praca zdalna organów spółek kapitałowych

W związku z obowiązującym w Polsce stanem epidemicznym stanowiącym reakcję na szerzącą się pandemię koronawirusa COVID – 19, w chwili obecnej trwają prace nad wprowadzeniem nowych przepisów zwanych „tarczą antykryzysową”[1]. Nowa ustawa prawdopodobnie w piątek trafi do Sejmu. Ustawa ta ma wejść w życie w ciągu kilku najbliższych dni.

Tarcza antykryzysowa przewiduje m.in. nowelizację kodeksu spółek handlowych, wprowadzając możliwość pracy zdalnej dla zarządów oraz rad nadzorczych spółek kapitałowych, również gdy rozwiązanie takie nie jest przewidziane w umowie spółki bądź jej statucie.

Na gruncie obecnie obowiązujących przepisów kodeksu spółek handlowych [dalej jako „k.s.h.”] przewidziana została możliwość odbycia zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz walnego zgromadzenia spółki akcyjnej z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Stosowne regulacje w tym zakresie zawiera przykładowo art. 234¹ k.s.h., zgodnie z którym umowa spółki może dopuszczać udział
w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Analogiczne rozwiązanie przewidziano w odniesieniu do posiedzeń rad nadzorczych w spółkach kapitałowych. Oznacza to, że co do zasady, posiedzenia wskazanych organów spółek powinny odbywać się przy bezpośredniej, fizycznej obecności ich członków w siedzibie spółki, a zastosowanie odmiennego trybu możliwe jest na mocy odpowiednich postanowień umowy bądź statutu spółki.

Reguły takie nie obowiązywały dotychczas członków zarządu. W odniesieniu bowiem do prac zarządu, k.s.h. nie zawierał stosownych regulacji umożliwiających odbycie zdalnego posiedzenia czy też podejmowania uchwał
w trybie obiegowym.

Istotną zmianę w tym zakresie przewiduje art. 25 ustawy wprowadzającej rozwiązania tzw. tarczy antykryzysowej. Projekt przewiduje bowiem wprowadzenie, jako zasady, odbywania posiedzeń zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość, chyba że umowa spółki stanowić będzie w sposób odmienny. Konsekwentnie, dotychczasowy art. 208 k.s.h. zostanie uzupełniony o zapis § 5², którym umożliwi zarządowi podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowić będzie inaczej.

Po wejściu w życie regulacji tarczy antykryzysowej zmieniony zostanie również przepis art. 222 § 4 k.s.h., który
w dotychczasowym kształcie dopuszczał możliwość podejmowania przez radę nadzorczą uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość tylko w sytuacji, gdy umowa spółki tak stanowi. Projekt ustawy przewiduje, że podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w tym trybie stanie się zasadą, chyba że w umowie spółki zastrzeżone zostanie inaczej.

Projektowane zmiany dotyczą także, wspomnianego wcześniej, art. 234¹ k.s.h. Po nowelizacji, również udział
w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanie się zasadą, choć umowa spółki będzie mogła zawierać odmienne postanowienia.

Zwracamy uwagę, że wprowadzenie analogicznych rozwiązań planowane jest także w odniesieniu do spółki akcyjnej.

W związku z dynamicznie rozwijającą się sytuacją oraz licznymi zmianami legislacyjnymi zachęcamy Państwa do weryfikacji postanowień w zawartych w indywidualnych aktach korporacyjnych tj. umowach, statutach czy regulaminach pracy poszczególnych organów spółek. Warto również podjąć niezbędne działania umożliwiające funkcjonowanie spółki i jej organów w tym szczególnym okresie, jak i na wypadek przyszłych podobnych zdarzeń.