Korzystanie ze służbowego adresu e-mail byłego pracownika

W opublikowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) w październiku 2018 r. poradniku: „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców” na pytanie: „Czy, a jeśli tak, to w jakim zakresie pracodawca może wykorzystać służbowy adres e-mail po byłym pracowniku ?”udzielona została odpowiedź: „(…) Jeśli adres e-mail byłego pracownika stanowi dane osobowe, wówczas taki adres powinien zostać usunięty z chwilą zakończenia stosunku pracy, a przed usunięciem konta wszystkie dane związane z wykonywaną pracą powinny zostać przekazane pracodawcy. Pracodawca może zobowiązać pracownika do skontaktowania się z osobami, z którymi pracownik pozostawał w służbowych relacjach, celem poinformowania ich o usunięciu adresu e-mail. Natomiast po zakończeniu współpracy pracodawca może tak skonfigurować serwer poczty, aby korespondencja była przekierowana na inny adres, a także żeby nadawca otrzymywał zwrotną wiadomość informującą, że nie ma takiego użytkownika.” (por. https://uodo.gov.pl/pl/138/545, str.25-26).

Rozwinięciem do ww. wyjaśnień jest decyzja Prezesa UODO  z dnia z dnia 19 lutego 2019 r., ZSZZS.440.658.2018, w której organ ten wskazał na wykorzystywanie przez spółkę, będącą byłym pracodawcą, adresu mailowego zawierającego imię i nazwisko byłego pracownika, będącego jednocześnie wspólnikiem oraz wiceprezesem tej spółki, odpowiedzialnego za prowadzenie jej spraw i kontakt z kontrahentami.

Wg. organu ww. spółka wykorzystuje ww. adres mail po zakończeniu współpracy jedynie w celu poinformowania kontrahentów o zmianach jakie nastąpiły w jej władzach, które odbywa się za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do kontrahenta zainteresowanego kontaktem z byłym pracownikiem, która obejmuje informację o tym, że osoba ta nie jest już zatrudniona w spółce oraz wskazanie pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami spółki. W ocenie ww. organu tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie usprawiedliwiony interes administratora danych, w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W uzasadnieniu ww. decyzji Prezes UODO  – m.in. wskazując: „(…) prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób której dane dotyczą.” – stwierdził: „W przedmiotowej sprawie koniecznym dla ochrony uzasadnionego interesu Spółki jest by poinformować kontrahentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu ze Spółką poprzez adres mailowy opatrzony danymi Skarżącego, o aktualnych władzach Spółki i ścieżkach kontaktu. Co więcej, trwający proces przetwarzania odbywa się z poszanowaniem dla wyżej wskazanych zasad, w związku z ograniczonym celem przetwarzania jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych Skarżącego do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem Spółki.”

Dodatkowo w uzasadnieniu ww. decyzji Prezes UODO wskazał, że interes realizowany przez ww. pracodawcę ma nadrzędny charakter w stosunku do interesów oraz podstawowych praw osoby, której dane dotyczą, gdyż: „Dane Skarżącego są używane przez Spółkę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmie próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych do Spółki. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko Skarżącego nie jest aktywnie wykorzystywany przez Spółkę do pozyskiwania nowych klientów bądź wskazywania na powiązanie pomiędzy Skarżącym a Spółką. (…) Uwzględnić należy również, że adres ten przetwarzany jest w sposób ograniczony, jedynie w celu informacyjnym. W automatycznej odpowiedzi zawarta jest również informacja, że Skarżący nie jest już pracownikiem Spółki, co jednoznacznie wskazuje na brak trwającej relacji pomiędzy Skarżącym a Spółką.”

W powyższych okolicznościach Prezes UODO  uznał, że spełniona jest przesłanka art. 6 ust. 1 lit. f RODO i przetwarzanie adresu mailowego byłego pracownika należy uznać za zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.