Projekt ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów wylądował w Sejmie

Do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów. Projektowana ustawa to już kolejny krok w stronę reformy pn. „Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy” realizowanej w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności. Nowe przepisy mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z tym że system teleinformatyczny zostanie uruchomiony do 2025 r.

Projekt ma na celu głównie zmniejszenie obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, podmiotów niebędących mikroprzedsiębiorcą zatrudniających nie więcej niż 9 osób, rolników oraz osób fizycznych związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy.

Kim jest mikroprzedsiębiorca?

Definicję możemy znaleźć w ustawie Prawo przedsiębiorców: jest to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz

b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Już z samego tytułu ustawy można wywnioskować, że system nie będzie przetwarzał wszystkich umów. Konkretnie będą to: umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług na warunkach zlecenia, oraz w przypadku, gdy jedną ze stron umowy są rodzice albo rodzic samodzielnie wychowujący dziecko, umowa uaktywniająca (umowa pomiędzy nianią a rodzicami lub rodzicem). 

System ma umożliwić pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicom szereg czynności: zawarcie umowy, zmianę umowy, rozwiązanie umowy, obsługę wygaśnięcia umowy, obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy, wydanie świadectwa pracy, dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy, obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy oraz niani, przekazanie do urzędu skarbowego informacji o zaliczkach pobranych na podatek dochodowy oraz przekazanie danych ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym do systemu teleinformatycznego ZUS.

Analogicznie, pracownik, zleceniobiorca albo niania za pośrednictwem systemu będą mogli składać oświadczenia woli stron umowy, tj. np. oświadczenia dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, wnioski dotyczące urlopów oraz inne dokumenty dotyczące samej umowy.

Do obsługi umów za pośrednictwem Systemu wymagana będzie zgoda stron umowy, która nie może zostać odwołana. W trakcie konsultacji społecznych wskazano, że zgoda taka nie będzie musiała wystąpić w żadnej konkretnej postaci czy formie. Niezbędne będzie również posiadanie możliwości złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego albo podpisu zaufanego przez strony umowy.

O wszystkich zmianach w systemie czy o przekazaniu dokumentów, strony będą informowane poprzez wiadomość e-mail lub wiadomość SMS.

Jak wskazano w uzasadnieniu, zawieranie umów o pracę, umów zlecenia czy umów uaktywniających, jest dla małych podmiotów bardzo uciążliwe ze względu na ilość formalności i często kończy się przejściem do tzw. „szarej strefy”. System teleinformatyczny będzie zatem narzędziem nie tylko ułatwiającym dopełnienie tych formalności związanych z samym zwarciem umowy, ale również znacznym ułatwieniem dla prowadzenia jej zgodnie z prawem. Na pewno wzbudzi też w obu stronach umowy swoiste poczucie bezpieczeństwa. 

Projekt ustawy nakłada poza tym dodatkowe obowiązki na samego ministra właściwego do spraw pracy. Poza oczywiście utworzeniem i uruchomieniem systemu, będzie również sprawował funkcję administratora danych pracodawcy i pracownika, zleceniodawcy i zleceniobiorcy oraz rodzica i niani.  Dane te będą przetwarzane jedynie w zakresie niezbędnym dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Systemu, natomiast dane zanonimizowane będą wykorzystywane dla celów statystycznych. Ponadto, resort będzie miał za zadanie przygotować wzory umów, a też udostępnić formularze dokumentów składanych przez pracownika, zleceniobiorcę czy nianię. Warto jednak zauważyć, że formularz nie będzie „ograniczał” stron i przewidziano również możliwość doprecyzowania szczególnych warunków umowy.

Na sam system będzie trzeba trochę poczekać (jw. – do 2025 r, choć minister rodziny i polityki społecznej będzie mógł ogłosić wcześniejsze uruchomienie systemu), jednakże wydaje się, że znacznie ułatwi sytuację małych podmiotów na rynku pracy.