Rozkwit elektronicznej formy zawierania umów

Trwająca od ponad dwóch miesięcy sytuacja wywołana rozwojem epidemii spowodowała większe zainteresowanie zawieraniem umów handlowych z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Pomimo stagnacji gospodarczej przedsiębiorcy poszukują rozwiązań, które pozwolą im sprawnie zarządzać biznesem.

Zmiany w zakresie podpisu elektronicznego podyktowane rozwijającym się sektorem nowych technologii oraz trendami na rynku innowacji wymagały jednak odpowiedniego środowiska prawnego, w szczególności uregulowania skutków prawnych podpisu elektronicznego. Impulsem do zmian w tej dziedzinie było nowe rozporządzenie unijne [dalej jako: „rozporządzenie eIDAS”].[1] Zawiera ono przede wszystkim definicję dokumentu elektronicznego. Precyzuje również zagadnienia podpisu elektronicznego wskazując jego trzy główne rodzaje: podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

W związku z wprowadzeniem nowych rozwiązań na poziomie unijnym, ustawodawca dostrzegł potrzebę zmian krajowego porządku prawnego w dziedzinie podpisu elektronicznego, dlatego też w 2016 r. weszła w życie ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej [dalej jako: „ustawa”], która zastąpiła obowiązującą od 2001 r. ustawę o podpisie elektronicznym. Precyzuje ona przede wszystkim strukturę oraz zasady działania krajowej infrastruktury zaufania.

Powyższe stanowiło impuls do zmian także w przepisach dotyczących form czynności prawnych oraz ich skutków. I tak, w 2016 r. dodano do Kodeksu cywilnego przepis art. 78¹ regulujący elektroniczną formę czynności prawnej. Zgodnie z jego aktualnym brzmieniem, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wymogi jakie musi spełniać kwalifikowany podpis elektroniczny zostały określone przez rozporządzenie eIDAS. W szczególności podpis kwalifikowany jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu w sposób umożliwiający weryfikację jego tożsamości, powiązany z danymi zawartymi w treści podpisywanego dokumentu oraz oparty na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego w Polsce wydawany jest w ramach krajowej infrastruktury zaufania przez dostawców usług zaufania, których rejestr prowadzony jest poprzez Narodowe Centrum Certyfikacji, czyli system teleinformatyczny NBP.[2]

Dostawcy usług zaufania proponują coraz to nowe rozwiązania mające na celu uproszczenie procedur podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym przy jednoczesnym zachowaniu wymogów bezpieczeństwa, poufności i integralności danych. Dążenia te zmierzają w kierunku możliwości mobilnego wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz chmury obliczeniowej, które do złożenia podpisu nie wymagają posiadania dodatkowych urządzeń.

Pomimo rozbudowanej infrastruktury informatycznej, szczególnego nacisku na bezpieczeństwo przesyłanych danych oraz regulacji prawnych, w praktyce pojawia się wiele wątpliwości ze strony przedsiębiorców. Związane są one przede wszystkim z możliwością wykorzystania dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym w przypadku ewentualnego sporu sądowego.

Z uwagi na ograniczone ramy niniejszego artykułu zasadne jest w tym miejsce wskazanie na choćby podstawowe regulacje prawne w tym zakresie, w szczególności art. 25 rozporządzenia eIDAS, zgodnie z którym podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje również skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, jeżeli został złożony w okresie ważności certyfikatu.

Korzystanie z podpisu elektronicznego jest z pewnością wygodnym i szybkim instrumentem zawierania kontraktów handlowych. Umożliwia przede wszystkim bieżące reagowanie i zarządzanie biznesem. Dodatkowej analizy wymagają jednak takie zagadnienia jak ryzyko wykorzystania podpisu elektronicznego przez osobę nieuprawnioną, możliwość weryfikacji faktycznego autora podpisu oraz możliwość skutecznego zawierania umów w formie mieszanej, tzn. w sytuacji, gdy druga strona czynności nie posiada podpisu elektronicznego.

Jeśli są Państwo zainteresowani praktycznym wykorzystaniem i wdrożeniem w swojej firmie zdalnego podpisywania umów zapraszamy do kontaktu. Razem wypracujemy najkorzystniejsze rozwiązanie dla Państwa biznesu.