Udostępnienie kopii danych osobowych przetwarzanych w dokumentacji pracowniczej

Regulacja RODO w ramach praw osoby, której dane dotyczą, określa m.in. obowiązek administratora dostarczenia takiej osobie kopii danych osobowych polegających przetwarzaniu (por. art. 15 ust. 3-4 RODO).

Realizacji ww. obowiązku przez administratora, będącego pracodawcą, wobec żądania byłego pracownika dotyczą m.in. opublikowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)  decyzje Prezesa UODO: z dnia 18 marca 2019 r., ZSZZS.440.842.2018,   (https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSZZS.440.842.2018) oraz z dnia22 marca 2019 r., ZSZZS.440.660.2018 (https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSZZS.440.660.2018).

W uzasadnieniu pierwszej z ww. decyzji Prezes UODO – nakazującej administratorowi  (byłemu pracodawcy) spełnienie ww. obowiązku poprzez przekazanie skarżącej, której dane dotyczą, kopii jej danych osobowych znajdujących się w jej aktach osobowych- wskazał, że udostępnienie kopii danych zawartych w dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO, nie jest równoznaczne z obowiązkiem udostępnienia danych w formie właściwej dla udostępnienia dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będący administratorem, nie ma również obowiązku udostępniania osobie zainteresowanej nośnika, na którym przetwarzane są dane osobowe oraz danych, które nie stanowią danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO i nie dotyczą wnioskującej, a realizując obowiązek wynikający z art. 15 ust. 3 RODO, administrator może poprzestać na wskazaniu treści danych dotyczących osoby, z wyłączeniem pozostałych informacji zawartych na nośniku.

Zdaniem Prezesa UODO: „(…) wykonanie obowiązku określonego w art. 15 ust. 3 RODO może być zatem realizowane zarówno poprzez sporządzenie kopii lub odpisu dokumentu (nośnika) zawierającego dane osobowe oraz inne dane, jak i poprzez podanie uprawnionemu treści jego danych osobowych, z pominięciem informacji znajdujących się w nośniku, które nie są danymi osobowymi w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. W przypadku udostępniania kopii danych osobowych przetwarzanych w dokumentacji pracowniczej podstawowe znaczenie ma treść danych. RODO nie posługuje się pojęciem udostępniania kopii dokumentów zawierających dane osobowe, jest w nim natomiast używane pojęcie kopii danych.”

Natomiast w uzasadnieniu drugiej z ww. decyzji Prezes UODO – odmawiającej uwzględnienie wniosku z związku ze skargą skarżącego (byłego pracownika), zarzucającego nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez administratora (byłego pracodawcę) polegające na niewypełnieniu obowiązku informacyjnego określonego w art. 15 ust. 1 i 3 RODO – argumentując jak w uzasadnieniu pierwszej ww. decyzji, wskazał m.in., że: „(…) Nie ma (…) konieczności udostępniania każdego z posiadanych dokumentów, jeżeli zakres danych, który jest w nich zawarty jest taki sam. Podkreślenia również wymaga, że w przypadku zwrócenia się do administratora o kopię przetwarzanych danych osobowych, administrator każdorazowo podejmuje decyzję, w jaki sposób zrealizuje to uprawnienie. Administrator może dokonać wyboru, czy udostępnia kopię dokumentów, czy też udostępnia kopię danych zawartych w tych dokumentach. (…)”

W ocenie Prezesa UODO – w ustalonych w ww. decyzji okolicznościach – administrator wypełnił wobec skarżącego  obowiązek informacyjny wynikający z art. 15 ust. 1 oraz ust. 3 RODO.