Wygaśniecie mandatu członka zarządu spółki z o.o. w związku z upływem kadencji

Powołanie członka zarządu spółki z o.o. na czas określony związane jest z upływem kadencji, na którą został on powołany oraz w konsekwencji z wygaśnięciem przysługującego mu mandatu. W rezultacie istotnym jest wyznaczenie właściwego momentu, w którym ów mandat wygaśnie.

Wstęp

Zgodnie z postanowieniami KSH, w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W pozostałych przypadkach, a więc gdy członek zarządu został powołany na okres roku lub okres krótszy, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Kadencja roczna lub krótsza

W przypadku powołania członka zarządu na kadencję nie dłuższą niż rok, gdy będzie to pierwsze jego powołanie do zarządu, nie powinno budzić wątpliwości, że mandat takiego członka zarządu wygaśnie z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok następny niż rok, w którym doszło do jego powołania, chyba że członek zarządu powołany został do zarządu od początku pierwszego dnia roku obrotowego.

Przykład: Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a członek zarządu Jan Iksiński został powołany w dniu 30 czerwca 2020 roku do zarządu na pierwszą jego kadencję nie dłuższą niż rok, do wygaśnięcia przysługującego mu mandatu dojdzie dopiero na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowym za rok obrotowy 2021. Pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji członka zarządu był bowiem rok 2021.

Sytuacją problematyczną jest natomiast sytuacja powołania członka zarządu na drugą lub kolejną kadencję. W takiej bowiem sytuacji rysują się istotne wątpliwości co do chwili, z jaką wygasa mandat członka zarządu. Uwzględnić należy w tym zakresie dwie koncepcje. Zgodnie z pierwszą z koncepcji mandat wygasa na zgromadzeniu wspólników, na którym doszło do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok, w trakcie którego doszło do powtórnego powołania członka zarządu. Druga z koncepcji traktuje natomiast sytuację ponownego powołania do zarządu analogicznie do sytuacji, z jaką mielibyśmy do czynienia w razie pierwszego powołania danej osoby do zarządu spółki.

Przykład: Odwołując się do powyższego przykładu, jeżeli Jan Iksińskie zostanie w powołany ponownie do zarządu spółki w dniu 6 czerwca 2022 roku to zgodnie z pierwszą z koncepcji, jego mandat wygaśnie z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2022, a wiec na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zwołanym w roku 2023. Zgodnie natomiast z drugą z prezentowanych koncepcji mandat Jana Iksińskiego wygaśnie dopiero z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2023, a więc na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zwołanym w roku 2024.

Kadencja dłuższa niż rok

W przypadku kadencji członka zarządu dłuższej niż jeden rok pojawiają się dwie zasadnicze koncepcje obliczania chwili wygaśnięcia przysługującego mu mandatu. Będzie to koncepcja redukcyjna oraz koncepcja prolongacyjna.  

Zgodzie z pierwszą z nich, a więc koncepcją redukcyjną, ostatnim pełnym rokiem obrotowym ma być rok obrotowy objęty w całości kadencją członka zarządu.

Przykład: Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a członek zarządu Jan Iksiński został powołany w dniu 30 czerwca 2020 roku do zarządu na dwuletnią kadencję, przysługujący mu mandat wygaśnie zgodnie z koncepcją redukcyjną z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2021, a więc na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zwołanym w roku 2022. Ostatnim pełnym rokiem obrotowym ma być bowiem rok 2021.

Zgodnie z drugą z koncepcji, a więc z koncepcją prolongacyjną, ostatnim pełnym rokiem obrotowym ma być rok, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji, na jaką członek ten został powołany.

Przykład: Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a członek zarządu Jan Iksiński został powołany w dniu 30 czerwca 2020 roku do zarządu na dwuletnią kadencję, przysługujący mu mandat wygaśnie zgodnie z koncepcją prolongacyjną z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2022, a więc na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zwołanym w roku 2023. Ostatnim pełnym rokiem obrotowym ma być bowiem rok 2022.

Podsumowanie

Określając okres pełnienia funkcji przez członków zarządu spółki z o.o., należy zachować daleko idącą ostrożność. Bezpodstawne wydłużenie mandatu członka zarządu może w szczególności skutkować wadliwością reprezentacji spółki, co ma szczególne znaczenie w przypadku czynności jednostronnych np. wypowiedzenia umowy. Z drugiej natomiast strony, bezpodstawne skrócenie mandatu członka zarządu może skutkować powołaniem zbyt dużej liczby członków zarządu. Pamiętać również należy, że uchwała o powołaniu do zarządu powinna być zgodna z przepisami prawa i postanowieniami umowy spółki. Przykładowo uchwała o powołaniu do zarządu nie powinna wskazywać, że powołanie członka zarządu następuje na okres 3 lat, jeżeli w umowie spółki nie zostało wyraźnie wskazane, że powołanie do zarządu może nastąpić na taki właśnie okres czasu.