Brak obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej

Przechowywanie faktur w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami. Są one spowodowane między innymi potrzebą wygospodarowania odpowiedniej powierzchni, a także wykonywaniem czynności związanych z archiwizacją.

Czy w związku z tym faktury można przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej, rezygnując z ich papierowej formy? Czy w takim przypadku podatnikowi w dalszym ciągu przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego? Na powyższe pytania odpowiedzi udzielił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej z dnia 7 lutego 2022 roku (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ).

W sprawie, w której wydano interpretację podatnik zamierzał wprowadzić rozwiązanie polegające na digitalizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, korzystając z systemu informatycznego. Proces ten miał polegać na zeskanowaniu otrzymanych faktur (papierowych) i przeniesieniu danych do systemu informatycznego w nieedytowalnym formacie (np. PDF, JPG, BMP). Jednocześnie, w ramach tego procesu, przeprowadzana miałaby być weryfikacja merytoryczna faktur.

Zgodnie z założeniami podatnika, faktury w formie papierowej byłyby niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Ponadto, przechowywanie faktur w formie elektronicznej obejmowałoby czas wymagany stosownymi przepisami (w szczególności z uwzględnieniem terminów przedawnienia  zobowiązania podatkowego).

Przepisy ustawy o VAT nie przewidują zakazu przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, ale zobowiązują podatników do przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ważne jest również, aby w razie potrzeby, organowi podatkowemu został zapewniony dostęp do faktur (ich treści).

Z przywołanej na wstępie interpretacji wynika, że wypełnienie tych obowiązków nastąpi również w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej (które pierwotnie podatnik otrzymał w formie papierowej). W ocenie organu podatkowego taki sposób przechowywania faktur nie wpłynie również negatywnie na prawo do odliczenia. W tym miejscu przypomnieć należy, że w celu skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, podatnik zobowiązany jest posiadać fakturę dokumentującą poniesienie danego wydatku. W przepisach nie jest określone, w jakiej formie podatnik powinien posiadać (przechowywać) wspomnianą fakturę. Obowiązujące przepisy nie uzależniają prawa do odliczenia od formy przechowywania dokumentu.

Podsumowując, faktury otrzymywane w wersji papierowej mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Taka praktyka będzie zgodna z obowiązującymi przepisami, a w szczególności nie pozbawi podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego.