Praca zdalna na nowych zasadach – aspekty podatkowe

W kwietniu 2023 r. weszły w życie nowe uregulowania Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej. Przy tworzeniu procedur wewnętrznych dotyczących tej materii należy również pamiętać o kwestiach podatkowych.

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o PIT.

Przepis tej treści znalazł się w Kodeksie pracy. Żaden jednak przepis nie przewiduje dokładnie, w jaki sposób w praktyce pracodawcy powinni ustalać wysokość tych kwot. Wskazano tylko ogólne wytyczne dotyczące ustalenia wysokości ryczałtu czy ekwiwalentu, nie definiując tych pojęć i nie precyzując różnic. Brakuje również widełek, które mogłyby określać kwotę minimalną lub kwotę maksymalną. W niektórych wypadkach mogą zatem pojawić się wątpliwości, czy wypłacana przez dany zakład pracy należność będzie w istocie korzystała ze zwolnienia i to w pełnej wysokości. Nie można także wykluczyć ryzyka, że organy podatkowe będą niekiedy traktować wypłacane środki pieniężne jako próbę uniknięcia opodatkowania i realizację w istocie wypłaty wyższego wynagrodzenia bez podatku. A wskazuje się przykładowo, że ryczałt może być za dzień pracy zdalnej w tej samej kwocie bez względu na to, jaką faktycznie liczbę godzin pracownik tego dnia wypracował. Taki jest co prawda charakter ryczałtu, ale nie takie oczywistości zdarzało się organom podatkowym w przeszłości lekceważyć.

Oznacza to, że ustalając wysokość ekwiwalentu i ryczałtu należy kierować się zdrowym rozsądkiem, ale i pewną dozą ostrożności. Należy też zadbać o odpowiednią metodologię rozliczeń i przygotować odpowiednie uzasadnienie przyjętych rozwiązań (kalkulacje).

Dodatkowo należy pamiętać, że w ustawie o PIT od lat funkcjonuje już przepis wskazujący, że: wolne od opodatkowania są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Pojawia się zatem pytanie jaka jest relacja pomiędzy tym przepisem a nowym przepisem Kodeksu Pracy.

–     Czy jeden przepis zastępuje drugi?

–     Czy regulują zupełnie odmienne kwestie?

–     Czy może się uzupełniają?

Początkowo niektórzy zastanawiali się również, czy w omawianym zakresie możliwe będzie uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Obawiano się bowiem, że organy podatkowe będą próbować stosować swoją „starą praktykę” i odmawiać ich wydania, wskazując, że Kodeks Pracy nie stanowi przepisów prawa podatkowego, więc wątpliwości z jego interpretacją nie mogą być przedmiotem wniosku. Znana jest już jednak pierwsza interpretacja w tym zakresie, którą opiszemy w ramach kolejnego artykułu.

Pokazuje to jednak, że zagadnienie nie jest oczywiste i jednoznaczne, a w zależności od konkretnych okoliczności stanu faktycznego i wprowadzonych uregulowań warto rozważyć wystąpienie z własnym wnioskiem o interpretację, w celu zapewnienia sobie ochrony prawnej.