Od października troszkę inna rzeczywistość dla małych firm

W dniu 1 października 2020 r. wejdą w życie zmiany przepisów w zakresie VAT polegające na wprowadzeniu tzw. JPK_VAT. Dla większości małych – często jednoosobowych firm – zapewne nie będzie to sprawa kluczowa, ale dla księgowych tych firm i owszem. Dlatego warto zwrócić uwagę na konieczność drobnej modyfikacji zasad współpracy przedsiębiorców z obsługującymi ich biurami rachunkowymi.

 Wspomniana nowelizacja zakłada m.in. wprowadzenie nowych zasad prowadzenia ewidencji VAT. W szczególności przewiduje się, że sprzedaż ściśle określonych towarów i usług będzie wymagała oznaczania specjalnymi kodami. Te kody będą musiały się znaleźć w elektronicznej ewidencji VAT (nie będzie wymogu oznaczania kodami samych faktur sprzedażowych). Oznacza to, że osobą odpowiedzialną za wpisanie kodu będzie najczęściej osoba odpowiedzialna za księgowość danej firmy.

Podkreślić należy, że zastosowanie przez biuro rachunkowe właściwego kodu będzie wymagać posiadania szczegółowych informacji dotyczących przedmiotu świadczenia. Zatem przekazanie do księgowości faktur sprzedażowych z nieprecyzyjnym lub zbyt ogólnym opisem przedmiotu sprzedaży będzie niewystarczające w celu dokonania prawidłowego rozliczenia w zakresie VAT.

Transakcjami, które zostaną objęte obowiązkiem oznaczania będą w szczególności usługi o charakterze niematerialnym takie jak: doradcze, księgowe, prawne, zarządcze, szkoleniowe, marketingowe, firm centralnych (head offices), reklamowe, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych. Dla tego typu usług ustawodawca przewidział obowiązek ich oznaczenia kodem liczbowym „12”.

W tym zakresie pewnym utrudnieniem może być fakt, że ww. usługi nie zostały nigdzie zdefiniowane. Ministerstwo finansów wskazuje jedynie, że zakres tych usług należy rozumieć względnie szeroko, a ponadto należy uwzględniać faktyczną treść świadczonej usługi. W celu prawidłowego określenia obowiązków sprawozdawczych pomocniczo można też stosować klasyfikację towarów i usług.

Podsumowując należy zauważyć, że przekazywane przez przedsiębiorców do biur rachunkowych dokumenty sprzedażowe powinny zawierać opis przedmiotu sprzedaży umożliwiający właściwą identyfikację towaru lub usługi (tak aby w ewidencji VAT nastąpiło prawidłowe oznaczenie transakcji). Wymogu takiego w szczególności nie będą spełniać faktury zawierające opis: „usługa zgodnie z umową z dnia….”.

Konieczne jest zatem wypracowanie nowych zasad współpracy pomiędzy przedsiębiorcami i obsługującymi ich firmami księgowymi, tak aby możliwa była realizacja nowych obowiązków.