Podmiot uprawniony do zwołania zgromadzenia spółki z o.o.

Odbycie zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga co do zasady jego formalnego zwołania. Proces ten składa się z szeregu działań faktycznych i prawnych. Błędne zwołanie zgromadzenia wspólników może stanowić podstawę do zaskarżenia uchwały i w konsekwencji pozbawienia jej skutków prawnych.

I. Wstęp

Na wstępie należy zwrócić uwagę, że zgromadzenie wspólników może być zwyczajnym zgromadzeniem wspólników (ZZW) albo nadzwyczajnym zgromadzeniem wspólników (NZW). Przedmiotem obrad pierwszego z nich jest m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie spraw finansowego spółki, sprawozdania zarządu z działalności spółki, podzielenie zysku lub pokrycie straty spółki oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich zadań. ZZW powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Przedmiotem obrad NZW mogą być natomiast wszelkie inne sprawy. Samo NZW może odbyć się natomiast w dowolnym czasie.

II. Podmiot (organ) uprawniony do zwołania zgromadzenia

Pierwszym i zasadniczym pytaniem związanym ze zwołaniem zgromadzenia wspólników jest ustalenie, jaki podmiot lub organ może tego dokonać. W przypadku spółki z o.o. organem tym będzie co do zasady zarząd spółki. Ponadto, ZZW może zostać zwołane przez radę nadzorczą albo komisję rewizyjną, gdy zarząd spółki nie zwołał go w terminie ustawowym lub terminie wskazanym w umowie spółki. NZW może natomiast zostać zwołane przez radę nadzorczą albo komisję rewizyjną, gdy zarząd nie zwołał go w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania od rady lub komisji rewizyjnej. Na analogicznych zasadach prawo zwołania zgromadzenia wspólników może zostać przyznane w umowie spółki także innym osobom.

Dodatkowo, wspólnikom reprezentującym co najmniej 1/10 kapitału zakładowego przysługuje prawo wystąpienia do zarządu z żądaniem zwołania zgromadzenia wspólników. Niezwołanie zgromadzenia przez zarząd w terminie dwóch tygodni od otrzymania żądania upoważnia wspólników do wystąpienia do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie upoważnienia do zwołania zgromadzenia wspólników.

III. Procedura zwołania zgromadzenia przez zarząd

Zwołanie zgromadzenia wspólników przez zarząd związane jest w pierwszej kolejności z koniecznością podjęcia przez zarząd uchwały. Uchwała powinna zostać podjęta przez zarząd na zasadach określonych w kodeksie spółek handlowych, umowie spółki oraz regulaminie zarządu. W każdym przypadku o posiedzenie zarządu powinni zostać powiadomienie wszyscy jego członkowie. Co da zasady uchwała powinna zostać podjęta bezwzględną większością głosów.

Następnie o zgromadzeniu wspólników powinni zostać powiadomieni wspólnicy. Co do zasady powinno do tego dojść poprzez przesłanie im zaproszenia listem poleconym lub przesyłką kurierską. Kwestią problematyczną może okazać się wskazanie osób, które powinny podpisać zaproszenie. Ustawodawca tej kwestii bowiem nie przesądził. W związku z czym rekomendować należy, aby zaproszenia zostały podpisane przez członków zarządu spółki zgodnie z zasadami jej reprezentacji.

IV. Podsumowanie

Zwołanie zgromadzenia wspólników wymaga przestrzegania określonych reguł, których naruszenie może stanowić podstawę do zaskarżenia uchwały. Jedną z takich reguł jest konieczność zwołania zgromadzenia wspólników przez odpowiedni podmiot (organ), którym w spółce z o.o. jest co do zasady jej zarząd. Zwołanie zgromadzenia przez zarząd musi zostać poprzedzone podjęciem odpowiedniej uchwały. Zaproszenia na zgromadzenie powinny zostać podpisane natomiast przez członków zarządu zgodnie z zasadami jej reprezentacji.