5 rzeczy o regulaminie pracy, które powinien wiedzieć każdy pracodawca

Regulamin pracy to dokument wewnętrzny zakładu pracy ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Dla niektórych pracodawców jest on obowiązkowy, a winien on także zawierać pewne konkretne postanowienia, by być zgodnym z przepisami prawa.

1.   Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy?

Regulamin pracy jest obowiązkowy dla pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 osób, chyba że w zakładzie obowiązuje układ zbiorowy pracy. Jeśli natomiast pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób (lecz mniej niż 50), to zobowiązany jest wprowadzić regulamin pracy, jeśli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.

2.   Jakie są obowiązkowe elementy regulaminu pracy?

Art. 104(1) Kodeksu pracy określa obowiązkowe elementy regulaminu pracy. Są nimi:

1)      organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie i po pracy, a także wskazuje na wyposażenie pracowników, w tym w odzież ochronną i narzędzia;

2)      system i rozkład czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe;

3)      wskazanie pory nocnej;

4)      termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;

5)      wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;

6)    rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;

7)     wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;

8)  obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;

9) sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

10)  informacja o karach porządkowych (upomnienia i nagany).

Każdy regulamin, który został przygotowany już dłuższy czas temu warto sprawdzić pod kątem zawarcia w nim wszystkich wymaganych prawem postanowień.

3.  Czy w regulaminie pracy należy zawrzeć istotne kwestie regulowane w Kodeksie pracy?

Generalnie nie ma przeszkód, by do regulaminu pracy „przepisać” treść obowiązujących przepisów Kodeksu pracy. Nie jest to jednak konieczne – przepisy prawa będą i tak wiążące, nawet wobec niepowtórzenia brzmienia przepisu w treści regulaminu.

Istnieje jednak wyjątek od tej reguły – w przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Kodeksu pracy a regulaminu pracy obowiązującego u danego pracodawcy wiążące będą przepisy regulaminu pracy, jeśli postanowienia regulaminu są dla pracowników korzystniejsze. Istotne zatem jest, że możliwa jest rozbieżność regulaminu pracy z obowiązującymi przepisami prawa, ale tylko na korzyść pracownika. Co to oznacza w praktyce? Pracodawca może przewidzieć dla pracowników 30-dniowy urlop wypoczynkowy (zatem dłuższy od ustawowego), jednak nie może skrócić ustawowego wymiaru urlopu wypoczynkowego do np. 15 dni.

4.  Czy treść regulaminu pracy powinna być z kimś konsultowana, czy pracodawca może jednostronnie kształtować jego treść?

Co do zasady, pracodawca ustala treść takiego regulaminu wspólnie z organizacją związkową. Jednak w przypadku, gdy strony w uzgodnionym wspólnie terminie nie są w stanie osiągnąć porozumienia co do brzmienia dokumentu, pracodawca może wówczas sam ustalić treść regulaminu. Pracodawca sam ustali treść regulaminu pracy oczywiście w sytuacji, w której w zakładzie pracy nie funkcjonuje żadna organizacja związkowa.

5.   Kiedy regulamin pracy wchodzi w życie?

Regulamin pracy wchodzi w życie 2 tygodnie od dnia podania go do wiadomości pracowników. Najczęściej będzie to ogłoszenie. Z kolei każdy nowozatrudniony pracownik powinien być zaznajomiony z jego treścią przed dopuszczeniem do pracy.

Regulamin pracy nie jest jedynym typem tego rodzaju dokumentu- możliwe (a w niektórych przypadkach wręcz wymagane) jest posiadanie w spółce regulaminu wynagradzania, który ustala warunki wynagradzania za pracę obowiązujące u danego pracodawcy.