Praca zdalna w świetle obecnych przepisów prawnych, czyli co mówią przepisy na temat pracy zdalnej?

W dobie panującej pandemii, praca zdalna jest powszechnie stosowanym sposobem świadczenia pracy. Warto jednak pamiętać, że obowiązujące przepisy normujące kwestię pracy zdalnej dotyczą jedynie okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz okresu 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Co prawda trwają prace legislacyjne, aby wprowadzić pracę zdalną do kodeksu pracy, jednak nadal są one w toku. Stąd obecnie regulacje normujące pracę zdalną zawarte są jedynie w ustawie dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zatem, chcąc świadczyć pracę w formie zdalnej lub chcąc polecić pracownikowi pracę w tym trybie, należy stosować poniższe zasady.

W związku z panującą epidemią, przepisy przewidują trzy sytuacje wykonywania pracy w trybie home office.

Po pierwsze pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Warto zaznaczyć, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Kolejne dwa przypadki przewidziane przez ustawodawcę, w których możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej, dotyczą okresu ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Pracownik może świadczyć pracę w trybie home office w sytuacji poddania go obowiązkowej kwarantannie lub obowiązkowej izolacji w warunkach domowych. W takich sytuacjach, konieczne jest uzyskanie zgody pracodawcy. Dobrą praktyka jest zawieranie porozumień miedzy pracownikiem a pracodawcą, w którym pracownik oświadcza, iż został poddany obowiązkowej kwarantannie lub izolacji w konkretnym terminie oraz wyraża gotowość świadczenia pracy w trybie home office. Z kolei pracodawca w porozumieniu wyraża zgodę na świadczenie pracy zdalnej. Ponadto pracownik wskazuje miejsce wykonywania pracy zdalnej oraz potwierdza, że dysponuje odpowiednimi warunkami wykonywania pracy zdalnej. W tym miejscu rodzi się pytanie o formę, w której ma zostać zawarte porozumienie. Przepisy nie narzucają żadnego rozwiązania. Natomiast rekomendowana jest chociażby mailowa korespondencja pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. 

Jak wiadomo izolacja dotyczy osób, które otrzymały pozytywny wynik testu na COVID-19. Jednakże, w związku z tym, że COVID-19 można przechorować bezobjawowo, zasadniczo możliwość pracy zdalnej podczas obowiązkowej izolacji, dotyczy sytuacji, w której pracownik wykazuje się dobrym samopoczuciem.

W przypadku świadczenia pracy w trybie home office, pracownik uprawniony jest do otrzymania wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracy. Natomiast, gdy pracownik zostanie poddany obowiązkowej kwarantannie lub obowiązkowej izolacji, podczas których nie będzie świadczył pracy, wówczas należne mu będzie wynagrodzenie jak za czas niezdolności do pracy wskutek choroby.

Wspólne zasady wykonywania pracy zdalnej przewidują możliwość świadczenia pracy na odległość jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę na praktyczny aspekt wykonywania pracy zdalnej, a mianowicie sprzęt, przy użyciu którego praca w trybie home office ma być wykonywania. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną. Jednocześnie ustawodawca umożliwił pracownikowi używania narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Wątpliwości dotyczące pracy zdalnej często dotyczą ewidencjonowania godzin pracy pracownika. Ustawodawca przewidział możliwość polecenia pracownikowi prowadzenia ewidencji wykonanych czynności z uwzględnieniem opisu realizowanych czynności, a także daty oraz czasu ich wykonania. Niezależnie od tego często stosowaną praktyką jest przesyłanie przez pracowników bezpośrednim przełożonym informacji mailowej o czasie rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu. 

Niezależnie od powyższego trzeba pamiętać, ze wykonywanie pracy zdalnej nie wpływa na rodzaj pracy ani zakres obowiązków pracownika.

Regulacje ustawowe nie zawierają więcej unormowań dotyczących pracy zdalnej. Dlatego rekomendowane jest opracowanie przez pracodawcę odpowiedniego Regulaminu. Wówczas w jednym dokumencie byłyby zawarte wszystkie zasady wykonywania pracy zdalnej.

Na koniec warto dodać, że co prawda kodeks pracy nie reguluje pracy zdalnej, jednakże zawiera instytucję tzw. telepracy, której nie można mylić z pracą zdalną. Porównanie telepracy i pracy zdalnej zostanie omówione w następnym artykule.