Doradca rady nadzorczej w spółce z o.o. – kiedy warto z niego skorzystać?

Stosunkowo młoda instytucja doradcy rady nadzorczej, która dotychczas była kojarzona raczej ze spółkami akcyjnymi, coraz wyraźniej zaznacza swoją obecność w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie dzieje się tak bez powodu – doradca rady nadzorczej może realnie zwiększyć efektywność nadzoru, zwłaszcza w sytuacjach wymagających wiedzy specjalistycznej. Jednocześnie jednak jego powołanie rodzi istotne pytania o granice kompetencji czy też relacje z samą radą nadzorczą i zarządem.

Podstawa prawna i charakter instytucji

Doradca rady nadzorczej powoływany jest fakultatywnie według uznania rady nadzorczej, przy czym możliwość jego powołania musi być przewidziana już w umowie spółki. Jeżeli umowa została zawarta przed wprowadzeniem tej instytucji, a w spółce funkcjonuje rada nadzorcza, konieczne będzie dostosowanie umowy spółki poprzez dodanie postanowienia przewidującego możliwość powołania doradcy.

Funkcję doradcy rady nadzorczej może pełnić konkretna osoba fizyczna, jak i wyspecjalizowany podmiot – kancelaria prawna, firma doradcza lub audytorska. Doradca nie jest organem spółki i nie posiada statusu korporacyjnego. Jego rola polega na przygotowywaniu analiz, opinii i rekomendacji na potrzeby rady nadzorczej. Zakres zadań doradcy rady nadzorczej może obejmować m.in.:

• analizy prawne i podatkowe,
• ocenę sytuacji finansowej spółki,
• wsparcie przy transakcjach M&A.

Kluczowe jest przy tym, że doradca działa wyłącznie na rzecz rady nadzorczej i w granicach udzielonego mu przez nią zlecenia.

Powołanie doradcy rady nadzorczej w spółce z o.o.

Decyzja o ustanowieniu doradcy rady nadzorczej należy do samej rady, o ile umowa spółki nie przewiduje bardziej rygorystycznego trybu powołania. W praktyce często pojawia się pytanie – zwłaszcza w zakresie koniecznych do poniesienia przez spółkę kosztów związanych z wynagrodzeniem doradcy – czy na powołanie takiego doradcy wymagana jest także zgoda zgromadzenia wspólników. Bezpiecznym rozwiązaniem będzie więc wyraźne uregulowanie tej kwestii w umowie spółki np. poprzez wskazanie górnego limitu kosztów, jakie mogą zostać przeznaczone na usługi doradcy rady nadzorczej w danym roku obrotowym albo wskazanie poszczególnych kategorii spraw, w których powołanie takiego doradcy samodzielnie przez radę jest dopuszczalne.

Decyzję o powołaniu doradcy rady nadzorczej podejmuje rada nadzorcza w formie uchwały, w której powinno się wskazać określoną sprawę podlegającą zbadaniu przez doradcę albo rodzaj analiz lub opinii, których przygotowanie ma zostać mu powierzone. Szczegółowe uregulowanie zasad współpracy, w tym w szczególności zakresu czynności doradcy, wynagrodzenia oraz zasad dostępu do informacji, powinno natomiast znaleźć odzwierciedlenie w umowie zawartej z doradcą.

Należy mieć na uwadze, że kodeksowa regulacja dotycząca doradcy rady nadzorczej w spółce z o.o. nakłada na niego (oraz osobę fizyczną wykonującą czynności w jego imieniu) ustawowy obowiązek zachowania w tajemnicy wszystkich niemających publicznego charakteru informacji i dokumentów otrzymanych od spółki. Obowiązek taki nie jest ograniczony w czasie. Mimo istnienia ustawowej regulacji w tym zakresie, warto jednak każdorazowo rozważyć rozwinięcie tej kwestii w umowie z doradcą.

Z uwagi na brak statusu korporacyjnego, odpowiedzialność doradcy rady nadzorczej opiera się przede wszystkim na postanowieniach zawartej z nim umowy. Błędne analizy, nierzetelne opinie czy naruszenie poufności mogą skutkować roszczeniami odszkodowawczymi. Z tego względu w praktyce coraz częściej spotyka się klauzule ograniczające odpowiedzialność doradców lub wymóg posiadania odpowiedniego ubezpieczenia OC.

Kiedy powołanie doradcy rady nadzorczej ma sens?

Niezwiązanie doradcy rady nadzorczej gorsetem istniejących powiązań korporacyjnych czyni z tej instytucji dobre rozwiązanie na wymagający czy nawet gorszy okres w działalności spółki. Znajdzie ona zastosowanie zwłaszcza w sytuacji konfliktu pomiędzy radą nadzorczą a zarządem. Inne sytuacje uzasadniające powołanie doradcy rady nadzorczej to np. ocena potrzeby restrukturyzacji spółki, istotne spory wspólników, nadzór nad dużymi inwestycjami. W takich przypadkach zewnętrzna i niezależna perspektywa może znacząco zwiększyć jakość podejmowanych przez radę nadzorczą decyzji.

Uregulowanie instytucji doradcy rady nadzorczej niewątpliwie poprawiło sytuację samej rady nadzorczej, która przed wprowadzeniem tych przepisów (w przypadku chęci powołania niezależnego eksperta) była uzależniona od decyzji zarządu spółki. Obecnie to rada nadzorcza reprezentuje spółkę w ramach jej współpracy z jej doradcą, a na zarząd spółki został nałożony ustawowy obowiązek zapewnienia takiemu doradcy dostępu do dokumentów i udzielania mu żądanych informacji.

Podsumowanie

Doradca rady nadzorczej w spółce z o.o. może być cennym wsparciem w wykonywaniu funkcji nadzorczych, pod warunkiem, że jego rola zostanie właściwie zaprojektowana. Kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie możliwości powołania doradcy przez radę nadzorczą w umowie spółki oraz określenie zakresu współpracy w umowie z doradcą. Prawidłowe uregulowanie instytucji doradcy pozwala radzie nadzorczej skutecznie korzystać z wiedzy eksperckiej, zwiększając jakość podejmowanych decyzji i niezależność nadzoru.