Członkowie rodziny uprawnieni do korzystania z ZFŚS

W praktyce stosowania przepisów dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej jako: „ZFŚS” lub „fundusz”) pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Ustawa o ZFŚS najczęściej nie zawiera na nie odpowiedzi. Jedną z niejasnych kwestii jest zakres osób uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS. Dlatego warto przyjrzeć się bliżej temu zagadnieniu.

Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS

Już art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS wskazuje, że środki tego funduszu są przeznaczane na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Zatem określenie kręgu osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS ma zasadnicze znaczenie dla redystrybucji środków z funduszu. Ustawa o ZFŚS tylko w niewielkim stopniu reguluje tę kwestię wskazując, że osobami uprawnionymi są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Pracownik uprawniony do korzystania z ZFŚS

Jedną z grup osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS są pracownicy, a więc osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy). Jednocześnie warto zwrócić uwagę na cechy stosunku pacy odróżniające go od stosunków cywilnoprawnych, tj. zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Z kolei pracodawca zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Pracownicy są uprawnieni do korzystania ze środków ZFŚS bez względu na:

• podstawę zatrudnienia,
• rodzaj umowy (czas nieokreślony, czas określony, okres próbny),
• okres trwania umowy,
• wymiar obowiązującego pracownika czasu pracy,
• staż pracy.

Członkowie rodziny uprawnieni do korzystania z ZFŚS

Ustawa o ZFŚS nie definiuje pojęcia rodziny ani nie wskazuje kręgu osób wchodzących w jej skład. Stąd dobrą praktyką jest doprecyzowanie tego pojęcia w regulaminie ZFŚS. Wówczas zostają wyeliminowane wątpliwości na etapie podziału środków z funduszu. Z pewnością członkiem rodziny jest małżonek i dziecko pracownika. Jednakże w kontekście dzieci warto dodatkowo doprecyzować ich wiek oraz dodatkowe okoliczności, jak np. kontynuacja nauki, warunkujące możliwość korzystania ze świadczeń ZFŚS. Poza tym przy określaniu kręgu członków rodziny uprawnionych do korzystania z funduszu można w regulaminie ZFŚS wskazać na stopień pokrewieństwa czy konieczność prowadzenia wspólnego gospodarstwa rodzinnego.

Dziecko pozostające na utrzymaniu pracownika

Pracodawcy często definiując członków rodziny pracownika uprawnionych do korzystania z ZFŚS, używają następującego sformułowania: małoletnie dzieci pozostające na utrzymaniu pracownika. Wobec tego może pojawić się wątpliwość, czy małoletnie dziecko pracownika, które z nim nie zamieszkuje, na które pracownik płaci alimenty, będzie mieściło się w ww. kręgu osób uprawnionych. Co prawda dziecko nie zamieszkuje z pracownikiem, ale pracownik ponosi koszty jego utrzymania. Zatem wydaje się, że skoro pracownik płaci konkretne kwoty z tytułu alimentów, to znaczy, że je utrzymuje. Wobec tego uznać należałoby, że możliwe jest, przykładowo, otrzymanie dofinasowanie na wypoczynek takiego dziecka z ZFŚS (poza spełnieniem pozostałych warunków ustawowych i wynikających z regulaminu ZFŚS).

Emeryci i renciści – byli pracownicy

Emerytem jest osoba mająca ustalone prawo do emerytury. Z kolei rencistą jest osoba mającą ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy lub do renty rodzinnej. Trzeba zwrócić uwagę, że ustawodawca wskazał, jako osoby uprawnione do korzystania z funduszu, emerytów i rencistów – byłych pracowników. Dlatego warto zatrzymać się przy sformułowaniu „byli pracownicy”. Oznacza ono osoby otrzymujące świadczenie emerytalne lub rentowe uzyskane bezpośrednio po ustaniu zatrudnienia u danego pracodawcy. W związku z tym emeryt/ rencista jest uprawniony do korzystania ze świadczeń ZFŚS ostatniego pracodawcy. 

Inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń z ZFŚS

Ostatnią grupą osób uprawnionych do korzystania z funduszu są osoby wskazana w regulaminie ZFŚS. Zatem to od pracodawcy zależy, które z osób uwzględni w tym kręgu. Zasadniczo ustawodawca pozostawił pracodawcy dowolność w tym zakresie. W konsekwencji powyższego, jeśli w regulaminie ZFŚS nie przewidziano żadnych innych osób uprawnionych do korzystania z jego świadczeń (poza ustawowa grupą pracowników i ich rodzin oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodzin), nikt inny poza ww. grupą ustawową, nie jest uprawniony do korzystania ze świadczeń ZFŚS. Dlatego, znając specyfikę konkretnego pracodawcy, sytuację pracowników i ich rodzin warto przewidzieć w regulaminie ZFŚS odpowiednie postanowienia uwzględniające np. członków rodziny zmarłego pracownika do korzystania ze świadczeń ZFŚS. 

Podsumowanie

Zakres osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS jest jednym z wielu zagadnień budzących praktyczne wątpliwości pracodawców i pracowników. Dlatego warto pochylić się nad regulaminem ZFŚS obowiązującym u danego pracodawcy, aby zweryfikować jego treść i ułatwić redystrybucję środków z ZFŚS oraz zapewnić, aby była ona zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.