Jakie są najnowsze proponowane zmiany kodeksu pracy i ustawy o ZFŚS?

Najnowsze projektowane zmiany przepisów kodeksu pracy i ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej jako: ustawa o ZFŚS) mają stanowić uproszczenie dotychczasowych regulacji. W szczególności zmiana dotycząca formy składania wniosków przez pracowników do pracodawcy znacznie ułatwi komunikację pomiędzy stronami stosunku pracy.

Zmiana formy pisemnej na postać papierową lub elektroniczną

Między innymi w związku ograniczeniami wynikającymi z pandemii koronawirusa, już wcześniej wprowadzono do kodeksu pracy regulacje polegające na możliwości stosowania, w niektórych przypadkach, przez pracowników i pracodawców w komunikacji dokumentów postaci elektronicznej. Jednak wiele jest jeszcze przepisów kodeksu pracy przewidujących formę pisemną składania wniosków przez pracowników, komunikacji ze związkami zawodowymi czy spełniania przez pracodawcę obowiązków informacyjnych wobec pracowników. Projektowane zmiany mają wprowadzić w miejsce dotychczasowych pisemnych dokumentów możliwość stosowania dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej.

Dotyczy to:

• obowiązku informowania pracowników o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu w zakładzie pracy;
• obowiązku informowania pracowników o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę;
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę pracodawcy z zakładową organizacją związkową (organizacja związkowa także będzie mogła skorzystać z elektronicznej postaci złożenia zastrzeżeń dotyczących wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę);
• wniosku pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy;
• wniosku pracownika o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy;
• wniosku pracownika o stosowanie systemu pracy weekendowej;
• wniosku pracownika o zastosowanie ruchomego czasu pracy;
• wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych;
• wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych;
• wniosku pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy;
• wniosku pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego;
• wniosku pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy;
• nstrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Projektodawcy w uzasadnieniu projektu ustawy wskazali, że ww. zmiany mają charakter uelastyczniający dotychczasowe regulacje oraz mają na celu zmniejszenie barier w komunikacji między pracownikiem a pracodawcą.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Projektowana zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy ma duże znaczenie praktyczne i może wpłynąć na zmniejszenie liczby nieprawidłowości w zakresie wypłat ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w ostatnim dniu pracy. Bowiem pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dacie rozwiązania stosunku pracy. Wyżej wymieniona data spełnienia obowiązku wypłaty ekwiwalentu może prowadzić do błędów w obliczeniu jego wysokości. Ponadto wiąże się z nią konieczność dokonywania przelewów w innej dacie niż wypłata wynagrodzenia za pracę.

Zgodnie z proponowaną zmianą kodeksu pracy, pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić ekwiwalent w terminie wypłaty wynagrodzenia. Zasada ta jednak nie będzie obowiązywała w przypadku, gdy termin wypłaty wynagrodzenia przypadnie na dzień przed zakończeniem stosunku pracy. W takiej sytuacji wypłata ekwiwalentu pieniężnego będzie musiała nastąpić w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent trzeba będzie wypłacić w dniu poprzedzającym.

Zmiana liczby przedstawicieli pracowników uzgadniających z pracodawcą kwestie dotyczące ZFŚS

Ustawa o ZFŚS przewiduje konieczność uzgadniania z przedstawicielem pracowników kwestii dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, np. nietworzenie ZFŚS u danego pracodawcy, ustalenie treści regulaminu ZFŚS. Przy czym dotyczy to sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. Na uwagę zasługuje to, że obowiązujące przepisy przewidują konieczność dokonywania ww. uzgodnień z jednym przedstawicielem pracowników. Tymczasem projektowana zmiana polega na wprowadzeniu liczby mnogiej pracowników będących przedstawicielami pracowników, z którymi pracodawca będzie uzgadniał kwestie dotyczące ZFŚS.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy zmieniającej ustawę o ZFŚS, ww. zmiana ma na celu zwiększenie reprezentacji pracowników przed pracodawcą. Dzięki temu interesy pracowników mają być lepiej chronione.

Etap prac legislacyjnych

Projekt przepisów zmieniających kodeks pracy oraz ustawę o ZFŚS wpłynął do Sejmu dnia 29 lipca 2025 r. Natomiast dnia 4 sierpnia 2025 r. został on skierowany do pierwszego czytania na posiedzeniu Sejmu. Z uwagi na obecny etap prac legislacyjnych warto podkreślić, że ostateczny kształt przepisów zmieniających ww. ustawy może ulec zmianie.

Podsumowanie

Każda zmiana przepisów kodeksu pracy może mieć wpływ na bardzo wielu pracodawców i pracowników. Przy czym warto zaznaczyć, że procedowane obecnie propozycje zmian mogą ułatwić w przyszłości komunikację pomiędzy pracodawcami a pracownikami. Dlatego warto śledzić proponowane przez ustawodawcę zmiany. Z pewnością będziemy Państwa na bieżąco informowali o nadchodzących zmianach.