Kiedy powinien zostać wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, w pierwszej kolejności trzeba zaznaczyć, że pracownik nie może zrezygnować z przysługującego mu urlopu i zamiast niego otrzymać wynagrodzenie. Art. 152 § 2 kodeksu pracy wprost wskazuje, że Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Co więcej pracodawca i pracownik nie mogą w drodze porozumienia ustalić, że pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent w miejsce udzielenia urlopu. Takie postanowienie, jako mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, byłoby nieważne.

Ekwiwalent przysługuje jedynie w sytuacji niewykorzystania przez pracownika urlopu w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Przy czym, dla nabycia prawa do ekwiwalentu nie ma znaczenia tryb rozwiązania umowy o pracę ani przyczyny niewykorzystania urlopu przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.

Warto podkreślić, że niemożliwa jest wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w trakcie trwania stosunku pracy. Choć nierzadko się zdarza, że chcąc uniknąć przedawnienia prawa do urlopu, strony stosunku pracy, tj. pracownik i pracodawca, ustalają, że pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent. Taka praktyka budzi wątpliwości jako naruszająca prawo pracownika do urlopu. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że roszczenie o ekwiwalent ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od jego wymagalności, czyli od dnia ustania stosunku pracy.

Przepisy kodeksu pracy przewidują, że pracownik nie otrzyma ekwiwalentu, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

W kontekście rozważania kwestii ekwiwalentu za niewykorzystany urlop rodzi się pytanie, czym właściwie jest urlop niewykorzystany. Trzeba podkreślić, że jest nim zarówno urlop bieżący, jak i urlopy zaległe, pod warunkiem że nie doszło do przedawnienia prawa do tego urlopu.

Warto również zwrócić uwagę na sytuację wskazaną przez Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 25 września 1980 r. (V PZP 2/80), zgodnie z którą W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w czasie bezpłatnego urlopu udzielonego na podstawie art. 174 § 1 k.p., a trwającego dłużej niż miesiąc, pracownikowi nie wykonującemu pracy od dnia 1 stycznia z powodu urlopu bezpłatnego nie przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego za rok kalendarzowy, w którym ustało zatrudnienie, a zatem i prawo do ekwiwalentu za ten urlop.

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dacie rozwiązania stosunku pracy. Wysokość ekwiwalentu oblicza się zatem na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, chociażby ekwiwalent przysługiwał pracownikowi za urlopy należne za poprzednie lata pracy (zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 15 października 1976 r.,, I PRN 71/76).

Przepisy kodeksu pracy ani innych regulacji nie wskazują terminu, w jakim pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent. W tym miejscu z pomocą przychodzi orzecznictwo. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 1996 r. (I PKN 34/96) Roszczenie o ekwiwalent pieniężny za nie wykorzystany urlop, bez względu na to, czy chodzi o urlop bieżący czy zaległy, staje się wymagalne w dacie rozwiązania stosunku pracy. Zatem ekwiwalent powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. W tym bowiem dniu pracownik nabywa do niego prawo.

W razie śmierci pracownika prawo do ekwiwalentu nabywają: małżonek oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.