Telepraca a praca zdalna

Jak to zostało wspomniane w poprzednim artykule pt. Praca zdalna w świetle obecnych przepisów prawnych, czyli co mówią przepisy na temat pracy zdalnej?, praca wykonywana z domu, tj. na odległość, stała się powszechnym zjawiskiem w związku ze stanem pandemii.

Jednakże prawo pracy regulowało pracę na odległość znacznie wcześniej. Kodeks pracy bowiem przewiduje tzw. telepracę. Tym niemniej nie należy jej mylić z pracą zdalną. Pierwsza różnica między wskazanymi formami sprowadza się do regulacji ustawowych. Telepraca jest uregulowana w kodeksie pracy, podczas gdy praca zdalna jest dość ogólnie unormowana jedynie w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Powyższe oznacza, że uregulowanie pracy zdalnej dotyczy jedynie okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz okresu 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Idąc dalej, telepraca oznacza pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy. Tymczasem praca zdalna dotyczy incydentalnego świadczenia pracy na odległość. Choć w okresie pandemii nierzadko stała się powszechna, ma jednak czasowe ograniczenie.

Niewątpliwie elementem wspólnym telepracy i pracy zdalnej jest wykorzystywanie przez pracownika środków komunikacji elektronicznej oraz przekazywanie wyników pracy również przy wykorzystaniu tych środków.

Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, niezależnie od zawarcia, ww. porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie.

Praca może być wykonywana w warunkach telepracy od początku lub w trakcie zatrudnienia pracownika. Wówczas ustalenia w tym zakresie zostają zawarte odpowiednio w umowie o pracę lub w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Warto zaznaczyć, że inicjatywa w zakresie świadczenia pracy w formie telepracy może wyjść zarówno od pracodawcy, jak i od pracownika. Przy czym, pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy.

W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli telepracownik złoży ww. wniosek po upływie ww. terminu, pracodawca powinien, w miarę możliwości, go uwzględnić.

Warto wspomnieć o dobrowolnym charakterze telepracy. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracownik nie wyrazi zgody na zmianę warunków pracy, tj. wykonywanie pracy w warunkach telepracy lub zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy, nie może to stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Ponadto, w kodeksie pracy wprost wskazano zasadę równego traktowania telepracownika w stosunku do innych pracowników, zakaz dyskryminacji telepracownika z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy oraz zasadę zapewnienia więzi między telepracownikiem a zakładem pracy. Ta ostatnia polega na umożliwieniu telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Telepraca została szczegółowo uregulowana przez ustawodawcę w kodeksie pracy, w tym sprecyzowano obowiązki pracodawcy wobec telepracownika. W pierwszej kolejności warto wskazać na obowiązki o charakterze informacyjnym. W chwili zatrudnienia telepracownika, poza „standardowymi” informacjami przekazywanymi każdemu nowozatrudnionemu pracownikowi wskazanym w art. 29 § 3 kodeksu pracy, pracodawca powinien poinformować telepracownika o:

1. jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika;
2. osobie lub organie dokonującym czynności z zakresu prawa pracy u pracodawcy i odpowiedzialnym za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

W przypadku zmiany warunków pracy na pracę w trybie telepracy w trakcie zatrudnienia, pracodawca jest zobowiązany do przekazania telepracownikowi ww. informacje najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

Poza tym, pracodawca jest zobowiązany:

1. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy, spełniający wymagania określone w kodeksie pracy,
2. ubezpieczyć sprzęt,
3. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4. zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu – chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie,
5. określić zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie,
6. realizować wobec telepracownika obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy z wyjątkiem:

a) konieczności dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy,

b) spełnienia wymagań dla obiektów i pomieszczeń pracy,

c) obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności:

1. zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w kodeksie pracy;
2. zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy;
3. sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Ważnym uprawnieniem telepracownika jest ekwiwalent, który otrzyma od pracodawcy w przypadku wykorzystywania do świadczenia pracy własnego sprzętu. Przy ustalaniu jego wysokości bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pracodawca ma nie tylko obowiązki wobec telepracownika. Przysługują mu również uprawnienia. Jednym z najważniejszych z nich jest prawo kontroli wykonywania pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Przy czym pracodawca powinien dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Z powyższego wynika, że regulacje kodeksowe telepracy są dość szczegółowe. Tym bardziej, jeśli zestawimy je z przepisami normującymi pracę zdalną.

Praca zdalna dotyczy sytuacji, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.

Praca świadczona w tym trybie może być polecona pracownikowi przez pracodawcę przez oznaczony czas, w celu przeciwdziałania COVID-19. Przy czym pracodawca w każdym czasie może cofnąć ww. polecenie. Ponadto praca zdalna może być wykonywana przez pracownika w sytuacji poddania go obowiązkowej kwarantannie lub obowiązkowej izolacji w warunkach domowych. W takich sytuacjach, konieczne jest uzyskanie zgody pracodawcy (więcej na ten temat w artykule pt. Praca zdalna w świetle obecnych przepisów prawnych, czyli co mówią przepisy na temat pracy zdalnej?). Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem porozumienie określające szczegóły wykonywania pracy w trybie home office. Nierzadko pracodawcy ustalają wewnętrzny regulamin normujący prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika pracującego zdalnie. Takie rozwiązanie jest korzystane dla obu stron stosunku pracy z uwagi na bardzo ograniczone regulacje ustawowe pracy zdalnej.

Ustawowym obowiązkiem pracodawcy w stosunku do pracownika wykonującego pracę w formie zdalnej jest zapewnienie narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługi logistyczne. Choć z drugiej strony dopuszczalne jest wykorzystywanie do pracy zdalnej przez pracownika narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem poszanowania przez pracownika ochrony informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych.

Na tym kończą się szczątkowe regulacje dotyczące pracy zdalnej.

Reasumując, po dokonanej analizie przepisów, a także mając na uwadze obserwacje dotyczące praktycznych aspektów świadczenia pracy w formie telepracy i pracy zdalnej, można pokusić się o stwierdzenie, że w obliczu panującej pandemii, obie formy są do siebie bardzo podobne. Podstawowa różnica sprowadza się do tego,  że praca w warunkach telepracy może być regularnie wykonywana poza zakładem pracy niezależnie od panującej epidemii. Z kolei praca zdalna  świetle obowiązujących przepisów, dotyczy jedynie okresu epidemii oraz okresu 3 miesięcy po jej odwołaniu.

Warto wspomnieć, że aktualnie trwają prace legislacyjne zmierzające do zmiany kodeksu pracy w zakresie wprowadzenia do niego instytucji pracy zdalnej. Więcej szczegółów na ten temat wskażę w następnym artykule.