Usunięcie zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych byłego pracownika

Kontynuując tematykę karania pracowników, nie można zapomnieć o ostatnim elemencie procedury karania, tj. obowiązku pracodawcy usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu. Wątpliwość może pojawić się w sytuacji, gdy pracownik już nie pracuje u pracodawcy, który go ukarał.

Procedura karania pracowników

W przypadku niewłaściwego zachowania pracownika, np. powtarzających się spóźnień do pracy, pracodawca może podjąć decyzję o ukaraniu pracownika. O naruszeniach, które uprawniają pracodawcę do nałożenia na pracownika kary napisałam więcej tutaj. Jednak, aby można było mówić o prawidłowym ukaraniu pracownika, pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania procedury nakładania kar przewidzianej w kodeksie pracy. Sama procedura karania będzie przedmiotem odrębnego wpisu. W tym miejscu jednak wspomnę o obowiązku pracodawcy polegającym na złożeniu odpisu zawiadomienia o ukaraniu do akt osobowych pracownika.

Usunięcie odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika

Przepisy kodeksu pracy przewidują obowiązek pracodawcy usunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy, tj. jeżeli w ciągu roku od ukarania nie została nałożona na pracownika inna kara porządkowa. Wówczas uważa się karę za niebyłą.

Z kolei w przypadku, gdy w ciągu roku od ukarania pracownika, pracodawca ponownie nałoży na niego karę, ww. okres roku nienagannej pracy, liczy się od ostatniego ukarania tego pracownika.

Ponadto pracodawca ma obowiązek usunąć odpis zawiadomienia z akt osobowych pracownika w przypadku uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.

Warto jednocześnie pamiętać, że pracodawca może wcześniej (tj. przed upływem roku) usunąć z akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu – z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Zatem przed upływem rocznego terminu, zatarcie kary pozostawione jest do decyzji pracodawcy.

Dokumenty podlegające usunięciu

Warto pamiętać, że obowiązek usunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika dotyczy de facto nie tylko samego zawiadomienia, ale również pozostałych dokumentów związanych z ukaraniem pracownika, tj. np. sprzeciwem pracownika wobec nałożonej kary. Zatem, pomimo tego, że kodeks pracy przewiduje usunięcie odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w praktyce należy usunąć wszystkie dokumenty dotyczące nałożenia kary na pracownika.

Stanowisko Głównego Inspektora Pracy

Czynność usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu nie budzi wątpliwości w przypadku, gdy pracownik nadal pozostaje zatrudniony u danego pracodawcy. Jednak niepewność co do usunięcia tego dokumentu z akt osobowych pracownika może się zrodzić w sytuacji, gdy w ciągu roku od ukarania pracownika, doszło do rozwiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a ukaranym pracownikiem. W takim bowiem przypadku trudno mówić o nienagannej pracy, gdyż pracownik nie świadczy już pracy (u pracodawcy, który nałożył na pracownika karę).

Lektura przepisów kodeksu pracy nie rozwieje ww. wątpliwości. Ze względu na to, że pracodawcy nie wiedzieli, jak należy prawidłowo postąpić, stanowisko w tej sprawie zajął Główny Inspektor Pracy (GIP). GIP wskazał, że w opisanej sytuacji, zawiadomienie o ukaraniu powinno być usunięte z akt osobowych pracownika w ustawowym terminie, tj. po upływie roku kalendarzowego liczonego od dnia nałożenia kary lub od dnia ponownego ukarania jedną z kar wymienionych w art. 108 KP. Przy czym GIP zwrócił uwagę, że żaden z przepisów Kodeksu pracy nie wprowadza odrębnych uregulowań, dotyczących usunięcia odpisu zawiadomienia, w razie ustania stosunku pracy przed upływem terminu określonego w art. 113 KP. Tym samym można przyjąć, że zawiadomienie o ukaraniu powinno być usunięte z akt osobowych pracownika w ustawowym terminie.

Możliwe konsekwencje nieusunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych pracownika

Oczywistym jest, że pracodawcy nie powinni bagatelizować ciążących na nich obowiązków chociażby ze względu na konsekwencje, które się z tym wiążą. Dotyczy to również obowiązku usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu (oraz pozostałych dokumentów dotyczących nałożenia kary).

Ewentualne roszczenia pracownika mogą dotyczyć kwestii naruszenia dóbr osobistych pracownika. W przypadku, gdy pracodawca uchybi ww. obowiązkowi, pracownikowi będzie przysługiwało uprawnienie do żądania od pracodawcy realizacji ww. zobowiązania, tj. roszczenie o usunięcie odpisu zawiadomienia o ukaraniu z jego akt osobowych. Poza tym możliwe są również roszczenia odszkodowawcze – w przypadku, gdy pracownik poniesie szkodę związaną z tym, że pracodawca nie wypełnił ciążącego na nim obowiązku usunięcia ww. dokumentów z akt osobowych.

Podsumowanie

Zagadnienie zatarcia kary jest tylko pewnym wycinkiem w obszernej tematyce karania pracowników. Jednocześnie stanowi on etap, który zazwyczaj następuje na długo po samym ukaraniu pracownika. Tym niemniej pracodawca nie powinien o nim zapomnieć. Bowiem jego niedopełnienia może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy.