W jaki sposób pracodawca powinien poinformować pracowników o monitoringu poczty elektronicznej?

Monitoring poczty elektronicznej jest jednym z rodzajów monitoringu przewidzianym w kodeksie pracy. Zatem pracodawca może sprawdzać skrzynkę e-mail pracowników. Jednak powinien pamiętać o przestrzeganiu zasad legalnego monitoringu. Jedna z nich dotyczy obowiązku uprzedniego informowania pracowników przez pracodawcę o wprowadzeniu monitoringu.

Procedura wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej pracownika

W pierwszej kolejności warto podkreślić, że przepisy kodeksu pracy przewidują takie same regulacje w zakresie procedury wprowadzenia każdej formy monitoringu. Zatem, niezależnie od tego, czy pracodawca będzie chciał wprowadzić monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej czy inną formę monitoringu, np. system śledzący aktywność pracownika w sieci Internet, obowiązują te same zasady ich wprowadzenia.

Pracodawca powinien rozpocząć procedurę wprowadzania monitoringu, poza weryfikacją istnienia przesłanek jego wprowadzania, od opracowania odpowiednich dokumentów wewnętrznych lub wprowadzenia do nich zmian – w przypadku, gdy już obowiązuje u pracodawcy układ zbiorowy pracy lub w regulamin pracy. W tych dokumentach należy ustalić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Z kolei w przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, ww. elementy powinny zostać określone w obwieszczeniu wydanym przez pracodawcę.

Kolejnym etapem legalnego wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy jest konieczność uprzedniego poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Aby odpowiedzieć na tytułowe pytanie (dotyczące sposobu informowania pracowników o wprowadzanym monitoringu poczty elektronicznej) nie wystarczy lektura regulacji kodeksu pracy. Bowiem przepis ustawowy mówi o tym, że pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zatem konieczna jest weryfikacja praktyki stosowanej przez konkretnego pracodawcę. Wobec tego, jeśli dany pracodawca przyjął za praktykę informowanie pracowników poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, właśnie w ten sposób powinien ich poinformować o zamiarze wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej. Innymi przykładowymi sposobami informowania pracowników mogą być: indywidualna informacja skierowana do pracownika w wiadomości e-mail czy informacja zamieszczona w wewnętrznym systemie intranet. Informacja ta może zatem być zbiorczo przedstawiona ogółowi pracowników, jak również indywidualnie skierowana do poszczególnych pracowników.

Ważny jest również moment przekazania ww. informacji pracownikom. Pracodawca powinien wywiązać się z nałożonego na niego obowiązku nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu.

Z kolei w przypadku nowo zatrudnianego pracownika, pracodawca powinien go indywidualnie poinformować na piśmie o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. W takim przypadku pracownik powinien otrzymać ww. informację przed dopuszczeniem go do pracy. 

Ostatnim etapem wprowadzania monitoringu jest oznaczenie pomieszczeń i terenu monitorowanego (w przypadku monitoringu wizyjnego) w sposób widoczny i czytelny.  W przypadku monitoringu poczty elektronicznej sposobem realizacji obowiązku informacyjnego polegającego na odpowiednim oznakowaniu może być, przykładowo, komunikat pojawiający się wraz z otwarciem programu poczty elektronicznej. Ustawodawca wskazał, że oznakowanie pomieszczeń, terenu monitorowanego czy sprzętu ma nastąpić za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Stąd katalog sposobów przekazania informacji o monitoringu jest otwarty i zależy od rodzaju monitoringu, który będzie stosowany przez pracodawcę. Trzeba przy tym pamiętać, że pracodawca powinien przekazać ww. komunikat nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

RODO

Pomimo obowiązków informacyjnych wynikających wprost z regulacji kodeksu pracy, zamierzając wprowadzić monitoring, pracodawca musi jednocześnie przestrzegać przepisów regulujących ochronę danych osobowych, w tym przede wszystkim Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej jako: RODO). Zatem konieczne jest m. in. spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO czy przestrzeganie zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z art. 5 RODO.

Podsumowanie

Pracodawca decydując się na prowadzenie każdej formy monitoringu powinien pamiętać, że musi on być jawny. Co oznacza, że pracownicy muszą zostać odpowiednio poinformowani, tj. muszą zostać im przekazane konkretne informacje w odpowiedni sposób i w odpowiednim terminie. Tylko wówczas będzie można mówić o legalnym monitoringu.