Posiedzenie przygotowawcze – jednorożec procedury cywilnej?

Wprowadzenie posiedzenia przygotowawczego do polskiego Kodeksu Postępowania Cywilnego (dalej: KPC) w 2019 roku miało na celu znaczące usprawnienie procesu rozwiązywania sporów sądowych. Nowa instytucja, regulowana przepisami art. 205⁴-205⁷ KPC, miała za zadanie w szczególności skrócić czas trwania postępowania poprzez wcześniejsze ustalenie przedmiotu sporu oraz stanowisk stron.

Choć w zamierzeniach ustawodawcy posiedzenia przygotowawcze miały zrewolucjonizować sposób prowadzenia postępowań cywilnych, to praktyka ukazuje inny obraz tej instytucji.

Czym jest posiedzenie przygotowawcze?

Posiedzenie przygotowawcze jest szczególnym rodzajem posiedzenia sądowego, które, zgodnie z doktryną prawa, ma na celu efektywne zakończenie sporu. Sędzia rozpoznający sprawę, wyznaczając to posiedzenie, wchodzi niejako w rolę mediatora, którego zadaniem jest ustalenie ze stronami przedmiotu sporu, wyjaśnienie stanowisk oraz rozważenie możliwości ugodowego rozwiązania konfliktu. Tym samym posiedzenie przygotowawcze rozdziela postępowanie na dwie fazy: organizacyjną oraz właściwą. Co istotne, posiedzenie przygotowawcze nie stanowi odrębnego postępowania, lecz jest integralną częścią postępowania rozpoznawczego. Oznacza to, że jeśli w trakcie posiedzenia przygotowawczego strony dojdą do porozumienia, sprawa może zostać zakończona na tym etapie, bez konieczności prowadzenia dalszych rozpraw. Jeśli zaś stronom nie uda się zakończyć sporu ugodą, to wówczas w ramach posiedzenia przygotowawczego sporządzany jest protokół oraz plan rozprawy, ustalany jest zakres materiału dowodowego oraz wyznaczane są terminy kolejnych rozpraw. Powyższe czynności mają nadać postępowaniu większą dynamikę i przewidywalność.

W założeniu ustawodawcy posiedzenia przygotowawcze miały prowadzić do szybszego i bardziej efektywnego rozwiązywania spraw, odciążając w konsekwencji polskie sądownictwo.

Uzasadnienie wprowadzenia instytucji posiedzenia przygotowawczego[1]

Ustawodawca, wprowadzając posiedzenie przygotowawcze, miał na celu wzmocnienie elementów mediacyjnych w procesie cywilnym. W uzasadnieniu do nowelizacji podkreślano, że posiedzenie to ma być narzędziem, które umożliwi sędziemu w szczególności określenie przedmiotu sporu w kategoriach prawnych (podstawę i tło faktyczne) i sprecyzowanie przez strony roszczeń oraz zarzutów. Podkreślano, że będzie to czas i miejsce, gdzie uczestnicy postępowania zostaną zaznajomieni z prawnymi aspektami konfliktu, w tym z możliwymi sposobami zakończenia sporu oraz potencjalnymi wynikami takiego, a nie innego sposobu wyjścia z konfliktu. Dzięki temu strony miałyby szansę (lepiej) ocenić potencjalne wyniki różnych scenariuszy rozstrzygnięcia, przy jednoczesnym braku skrępowania formalnymi regułami procedury cywilnej, które występują chociażby podczas rozprawy.

Posiedzenie przygotowawcze miało również służyć jako okazja do zapoznania stron z możliwościami ugodowego zakończenia sporu, co mogłoby przyspieszyć postępowanie i zmniejszyć jego koszty.

Posiedzenie przygotowawcze w praktyce sądowej

Jak wynika z subiektywnych doświadczeń autorek, posiedzenie przygotowawcze jest rzadko stosowane w praktyce. Chociaż przepisy nakładają na przewodniczącego obowiązek wyznaczenia posiedzenia przygotowawczego, to często sędziowie stosują przepis art. 205⁴ § 3 KPC, który daje im możliwość zrezygnowania z jego przeprowadzenia, jeżeli uznają, że nie przyczyni się ono (posiedzenie przygotowawcze – przyp. autorek) do sprawniejszego rozpoznania sprawy. Nasze doświadczenia pokazują, że sądy często korzystają z tej możliwości, kierując sprawę bezpośrednio na rozprawę.

Jeśli już dojdzie do wyznaczenia posiedzenia przygotowawczego, to faktycznie sąd nakłania strony do zawarcia ugody. Jeśli nie są one „chętne” do polubownego rozwiązania sporu, to przynajmniej ustalone zostają kolejne terminy rozpraw i liczba oraz kolejność świadków do przesłuchania. Zaletą posiedzenia przygotowawczego jest niewątpliwie możliwość szybszego rozwiązania sporu poprzez quasi mediację. Planowanie dalszych etapów postępowania, ustalanie dowodów oraz zachęcanie stron do ugody, to niewątpliwie pozytywne aspekty tej instytucji.

Jednak praktyka pokazuje, że posiedzenie przygotowawcze w obecnej formie nie jest szeroko stosowane, co wynika zarówno z przeciążenia sądów, jak i z braku dostatecznego wsparcia administracyjnego. Zamiast odbywać się w mniej formalnych warunkach, jak to było pierwotnie zakładane, posiedzenia te często mają miejsce w salach rozpraw, co w pełni nie sprzyja nadaniu im bardziej nieformalnego charakteru. Ponadto, sędziowie, z uwagi na duże obciążenie pracą, rzadko decydują się na organizowanie dodatkowego posiedzenia, skoro mogą nakłaniać strony do ugody już podczas pierwszej rozprawy.

Czy posiedzenie przygotowawcze ma szansę się przyjąć?

Choć instytucja posiedzenia przygotowawczego w teorii wydaje się być wartościowym narzędziem, które w zamierzeniach ustawodawcy miało stać się kluczowym elementem w usprawnianiu przebiegu postępowań cywilnych, to w praktyce jej zastosowanie jest minimalne Autorki zdają sobie sprawę, że brak szerokiego zastosowania tej instytucji w polskim sądownictwie wydaje się być wynikiem braku przekonania sędziów do jej efektywności i wpływu na wynik procesu. Nie ma się co dziwić takiemu podejściu. Jest to kolejne posiedzenie, na które trzeba znaleźć czas w i tak przepełnionym już kalendarzu rozpraw, a (jak pokazują doświadczenia) nakłaniać do ugody można na każdym etapie procesu. Powyższe sprawia, że instytucja posiedzeń przygotowawczych, mająca być zasadą w procesie cywilnym, stała się swego rodzaju jednorożcem, o którym większość słyszała, ale niewielu spotkało w praktyce.