Kiedy spółka z o.o. może odmówić wspólnikowi wykonania prawa indywidualnej kontroli?

Prawo indywidualnej kontroli spółki, choć stanowi podstawowe uprawnienie korporacyjne wspólnika spółki z o.o., może podlegać pewnym ograniczeniom. W pierwszej kolejności to sami wspólnicy – w przypadku ustanowienia w spółce rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej – mogą ograniczyć lub wyłączyć to uprawnienie w umowie spółki. Jednakże nawet bez takiej regulacji umownej, ustawodawca przewiduje przypadki, w których zarząd spółki może odmówić wspólnikowi wykonania prawa indywidualnej kontroli.

Granice wykonywania prawa indywidualnej kontroli według art. 212 § 2 KSH

Zgodnie z art. 212 § 2 KSH: „Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę”. Wskazane w tym przepisie trzy przesłanki muszą wystąpić łącznie, a ich wykazanie spoczywa na zarządzie. Co istotne, w dyspozycji tego przepisu nie uwzględniono – składającego się na prawo do indywidualnej kontroli – uprawnienia wspólnika do samodzielnego sporządzenia bilansu. Prowadzi to do stwierdzenia, że zarząd nie może odmówić wspólnikowi sporządzenia przez niego bilansu na własny użytek, nawet w sytuacji wystąpienia przesłanek określonych tym przepisem. Samo jednak uprawnienie do jego sporządzenia może być niewykonalne w przypadku braku dostępu do ksiąg spółki.

Uzasadniona obawa po stronie zarządu musi opierać się na obiektywnych i weryfikowalnych podstawach faktycznych. Nie może ona zatem mieć charakteru abstrakcyjnego.

W literaturze prawa handlowego wskazuje się szereg okoliczności dotyczących wspólnika, mogących stanowić przesłanki zaistnienia uzasadnionej obawy, wśród których przykładowo wymienić można:

• podejmowanie przez niego czynności konkurencyjnych w przeszłości;
• zatargi pomiędzy wspólnikami, które dają podstawę do wniosku, że wspólnik będzie działał sprzecznie z interesem spółki;
• posiadanie przez wspólnika udziałów lub akcji w innej spółce;
• członkostwo w organach konkurencyjnej spółki;
• obawa, że wspólnik udostępni informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa do wiadomości publicznej albo do wiadomości konkurencji;
• obawa, że dokumenty zostaną udostępnione innym osobom w celu szykany spółki, członków zarządu czy wspólników.

Inne sytuacje mogące uzasadniać odmowę wykonania prawa kontroli

Art. 212 § 2 KSH nie wyczerpuje podstaw odmowy wykonania prawa indywidualnej kontroli przez wspólnika. Każda sytuacja wymagać będzie indywidualnej oceny, dlatego postuluje się, aby przy określaniu faktycznego zakresu i sposobu wykonywania prawa kontroli odwoływać się też do ogólnych zasad współżycia społecznego, reguł zdrowego rozsądku oraz założenia, że wykonywanie prawa do kontroli nie powinno zakłócać funkcjonowania spółki.

Z tych względów za niedopuszczalne uznaje się nadużywanie prawa indywidualnej kontroli poprzez zgłaszanie żądań składania wyjaśnień przez zarząd codziennie czy tuż przed zakończeniem dnia pracy, bez uzasadniających to podstaw faktycznych itp. Co oczywiste, wspólnik nie może też żądać od zarządu wyjaśnień w sprawach ze spółką niezwiązanych.

Z drugiej strony należy wskazać, że w przypadku braku podstaw do odmowy, zarząd nie może uniemożliwiać wykonywania prawa do kontroli, np. wyznaczając odległe miejsce do dokonywania kontroli, udostępniając jedynie część ksiąg i dokumentów, czy też żądając wygórowanych opłat za wykonanie kopii dokumentów bądź opłat za dokonanie samego wglądu do ksiąg i dokumentów. W orzecznictwie zdecydowanie podkreśla się, że przysługujące wspólnikowi prawo indywidualnej kontroli spółki nie może być iluzoryczne, lecz musi mieć on zapewnioną realną możliwość jej przeprowadzenia[1].

Uprawnienia wspólnika w razie odmowy wykonania przez niego prawa kontroli

Odmowa zarządu na żądanie udzielenia wyjaśnień czy udostępnienia wglądu do ksiąg i dokumentów aktywuje uprawnienie wspólnika do żądania przekazania sprawy do rozstrzygnięcia uchwałą wspólników. Skierowanie żądania w tej sprawie może odnosić się do całkowitej odmowy udzielenia przez zarząd wyjaśnień, ale także np. do nieudostępnienia konkretnych dokumentów. Uchwała wspólników w tym przedmiocie powinna zostać podjęta w ciągu miesiąca od złożenia takiego żądania.

W razie braku rozstrzygnięcia, tudzież podjęcia uchwały odmawiającej wspólnikowi wykonania prawa indywidualnej kontroli, uzyskuje on możliwość dochodzenia swego uprawnienia na drodze sądowej. Przejście na sądowy tryb rozstrzygania o realizacji prawa indywidualnej kontroli wspólnika, może nastąpić dopiero po wyczerpaniu postępowania wewnątrzspółkowego. Wniosek o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki należy złożyć do właściwego dla spółki sądu rejestrowego w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia o uchwale lub upływu terminu na powzięcie uchwały. W przypadku uwzględnienia wniosku sąd może zobowiązać zarząd do umożliwienia wspólnikowi realizacji tego uprawnienia, wskazując dodatkowo termin i godzinę jego wykonania.

Wnioski dla zarządu i wspólników

Znajomość granic uprawnienia wspólnika do przeprowadzania indywidualnej kontroli ma istotne znaczenie dla członków zarządu. Nieuzasadniona odmowa przekazania przez zarząd informacji wspólnikowi może rodzić po stronie wspólnika roszczenie odszkodowawcze. Przykładowo, sytuacja taka może mieć miejsce, gdy ze względu na brak rzetelnych informacji o sprawach spółki wspólnik stwierdzi niemożność właściwego wykonania przez niego prawa głosu[2]. Z drugiej strony, zarząd, który nie odmówił wspólnikowi prawa kontroli, pomimo posiadania informacji o istnieniu uzasadnionej przyczyny do odmowy, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki.

Sam wspólnik jednakże, jako zobowiązany na gruncie art. 3 KSH do zachowania wobec spółki lojalności, powinien zachować poufność w zakresie pozyskiwanych informacji. Wykorzystanie tych informacji w sposób sprzeczny z interesem spółki może stanowić podstawę do dochodzenia roszczeń odszkodowawczych wobec wspólnika. Co istotne, w niektórych sytuacjach nadużycie prawa indywidualnej kontroli, jego uciążliwość dla spółki, może również stanowić powód żądania wyłączenia wspólnika ze spółki.