Nieoczywisty wystawca referencji

Referencje stanowią oświadczenie współtworzące podmiotowy środek dowody w postaci wykazu usług, dostaw lub robót budowlanych, na które powołuje się wykonawca celem wykazania posiadania minimalnego doświadczenia, wymaganego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W ujęciu formalnym, referencje służą potwierdzeniu, że wymienione w wykazie świadczenia zostały zrealizowane należycie. Nie oznacza to oczywiście, że z referencji – jak z każdego oświadczenia – nie można wywodzić innych wniosków czy okoliczności (w tym dotyczących aspektów przedmiotowych świadczenia), jednakże nie można wymagać, aby referencje potwierdzały, jakiekolwiek inne okoliczności.

W praktyce postępowań o udzielenie zamówień publicznych, ujawniają się sytuacje w których referencje budzą wątpliwości, nie z przyczyn merytorycznych, lecz ze względu na kwestie formalne. Wielokrotnie ich uchylenie jest możliwe już w oparciu o prawidłowe zidentyfikowanie istoty referencji.

Referencje to opinia, rekomendacja, świadectwo potwierdzające rzetelność, należyte wywiązanie się z zobowiązania. Rolą referencji pozostaje poświadczenie, należytego wykonania świadczenia (a więc również i samego jego zrealizowania).

Regulacje ustawowe, jak i aktów delegowanych, nie ustanawiają skonkretyzowanego kręgu podmiotów, które referencje mogą wystawić. Rozporządzenie normujące materię podmiotowych środków dowodowych wymaga, aby referencje były sporządzone przez podmiot, na rzecz, którego świadczenia zostały wykonane. W wielu przypadkach będzie to podmiot zlecający ich realizację (w skrócie, zamawiający). Jednakże jeżeli uzyskanie doświadczenia nastąpiło w warunkach podwykonawstwa, nie ma przeszkód prawnych, aby referencje były wystawione przez wykonawcę (podmiot, z którym podwykonawcę łączyła bezpośrednia relacja prawna).

„Brak uzasadnienia prawnego dla stanowiska, że referencje nie mogą być wystawiane przez kogokolwiek innego poza inwestorem. P.z.p. nie ogranicza kręgu podmiotów uprawnionych do wystawiania dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług’” (por. wyrok Izby z dnia 13 września 2011 r., KIO 1864/11).

Nie oznacza to jednak, że doświadczenie uzyskane w warunkach podwykonawstwa wymusza uzyskanie referencji od wykonawcy, a nie od zamawiającego. Referencje udzielone wprost przez zamawiającego, również będą prawidłowe formalnie (zob. wyrok Izby z dnia 2 stycznia 2026 r., KIO 5059/25).

Referencje nie muszą zostać wystawione przez podmiot upoważniony do reprezentacji wystawcy dokumentu. Stanowią one bowiem oświadczenie wiedzy, a nie oświadczenie woli. Izba w wyroku z dnia 16 lutego 2023 r., KIO 311/23, podkreśliła, że:

„Oświadczenie złożone przez (…) jest oświadczeniem wiedzy, gdyż składając je (…) przekazał informacje, które nie tylko, że nie wywołują żadnych skutków prawnych, ale stanowią uzewnętrznienie treści intelektualnych przez niego posiadanych i przekazanych następnie innemu podmiotowi lub podmiotom.”

„Referencje stanowią oświadczenie wiedzy podmiotu posiadającego wiedzę z zakresu objętego ich przedmiotem, może je zatem wystawić każdy, kto ma wystarczające informacje pozwalające uznać należytą jakość wykonanych robót czy dostaw” (zob. wyrok Izby z dnia 11 października 2010 r., KIO/UZP 2127/10).