Od 18 kwietnia JEDZ tylko w formie elektronicznej

Wykonawcy od dnia 18 kwietnia 2018 r. będą zobowiązani składać jednolity europejski dokument zamówienia w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nowelizacja z dnia 22 czerwca 2016 r. ustawy prawo zamówień publicznych wprowadziła przepisy, zgodnie z którymi w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, ma odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W szczególności drogą elektroniczną mają być składane oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Chociaż nowelizacja odroczyła wejście w życie powyższej formy komunikacji do dnia 18 października 2018 r., to w odniesieniu do JEDZ przepisy te będą obowiązywać już od dnia 18 kwietnia 2018 r. Tym samym we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych po dniu 17 kwietnia 2018 r., JEDZ będzie mógł być skutecznie złożony wyłącznie w formie elektronicznej.

Forma elektroniczna

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie Prawo zamówień publicznych przez środki komunikacji elektronicznej, należy rozumieć faks lub środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną – czyli rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi.

Należy dodać, że w instrukcji zamieszczonej na stronie Urzędu Zamówień Publicznych wskazano, że jednym z dopuszczalnych środków komunikacji elektronicznej służących składaniu w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia w formie JEDZ będzie poczta elektroniczna. Złożenie JEDZ na przykład na nośniku CD lub pendrive uznano za niespełniające ustawowych wymagań.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Warto podkreślić, że JEDZ nie tylko musi być złożony w formie elektronicznej ale dodatkowo musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis taki musi być wystawiony przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne. Podmioty takie można znaleźć w rejestrze Ministra ds. informatyzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

Składanie JEDZ w praktyce

Co do zasady wykonawca wszelkie niezbędne informacje w zakresie sposobu składania JEDZ powinien odnaleźć w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczących danego zamówienia. Przy czym należy spodziewać się, że w pierwszym okresie preferowaną formą komunikacji elektronicznej będzie prawdopodobnie poczta elektroniczna (na co wskazuje Instrukcja zamieszczona na stronie Urzędu Zamówień Publicznych). Spodziewać się można, że zamawiający będą wymagać, aby po sporządzeniu wersji elektronicznej JEDZ i opatrzeniem jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, plik zawierający JEDZ powinien być zaszyfrowany i przesłany przez wykonawcę poczta elektroniczną do zamawiającego. Natomiast hasło dostępowe do pliku powinno być wskazane w treści oferty. Należy pamiętać, że zarówno oferta w formie pisemnej jak i e-mail zawierający JEDZ w formie elektronicznej powinny być złożone w taki sposób aby dotarły do zamawiającego przed terminem składania ofert. Dopiero po otwarciu ofert zamawiający odszyfruje JEDZ, korzystając z hasła wskazanego w ofercie wykonawcy i zweryfikuje prawidłowość złożonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Obowiązek wezwania do uzupełnienia

W przypadku gdy wykonawca nie złożyłby skutecznie JEDZ w formie elektronicznej (na przykład załączając jego formę pisemną do oferty lub składając JEDZ nieopatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym) zamawiający ma obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełniania tego oświadczenia. Wykonawca będzie miał więc szansę naprawić swoje ewentualne niedopatrzenie. Należy jednak podkreślić, że takie uzupełnienie może nastąpić wyłącznie jednokrotnie. Brak uzupełnienie w wyznaczonym terminie może skutkować wykluczeniem wykonawcy z postępowania, a nawet zatrzymaniem wadium.