Wydruk zaświadczenia ZUS

Wykonawca wezwany przez Zamawiającego do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, dalej: P.z.p.), jest obowiązany zadbać by spełniały one przewidziane prawem wymogi np. co do aktualności czy też formy. Przez długi czas wymagania dotyczące formy dokumentu stanowiły barierę dla możliwości skutecznego złożenia przez wykonawcę wydruku zaświadczenia ZUS. Stan ten uległ zmianie.

Krajowa Izba Odwoławcza w oparciu o obowiązujące do 13 czerwca 2017 roku regulacje prawne stała zasadniczo na stanowisku, niedozwalającym na posługiwanie się przez wykonawców w toku udzielania zamówienia publicznego wydrukiem zaświadczenia ZUS. Tytułem przykładu wskazać można na wyrok KIO z dnia 18 lutego 2015 r., KIO 225/2015, w którym wskazano, że „zaświadczenia o wpisie w CEIDG dotyczące przedsiębiorców będących osobami fizycznymi w zakresie jawnych danych (…), mają formę dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej CEIDG. Powyższe wskazuje, że dokument wygenerowany z danego systemu – jak podnosił słusznie Odwołujący – będzie posiadał moc urzędową [będzie funkcjonował w obrocie jako oryginał] tylko wtedy, jeśli odpowiednia ustawa tak przewiduje. W przypadku zaświadczeń wygenerowanych z ZUS ustawa nie przewiduje takiej możliwości. (…). Tak jak podkreśla się w literaturze przedmiotu, zaświadczenie wydane w formie dokumentu elektronicznego może być używane jako dokument urzędowy jedynie w obrocie elektronicznym. Wydruk takiego elektronicznego zaświadczenia będzie tylko kopią takiego dokumentu. Izba zwraca także uwagę, że podpis elektroniczny funkcjonuje tylko w postaci elektronicznej, jako algorytm obliczeniowy, a poza pamięcią komputera – po wydrukowaniu dokumentu opatrzonego takim podpisem, taki podpis nie funkcjonuje. Podpisu elektronicznego nie można odwzorować w żadnej innej postaci niż elektroniczna.” (Zob. także wyrok z dnia 3 stycznia 2016 r., KIO 2391/16, KIO 2392/16).

Wskazane stanowisko, na skutek zmian legislacyjnych, uległo dezaktualizacji. W wyniku wejścia w życie ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2017 r., poz. 1027) w art. 50 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dodano ust. 4a – 4c¹ przewidujące, że:

„4a. Zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek oraz decyzje o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek wydane przez Zakład w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym mogą być wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał.

4b. Zakład umożliwia weryfikację zaświadczenia lub decyzji, o których mowa w ust. 4a, przez udostępnioną przez Zakład stronę internetową, po podaniu:

1. danych identyfikujących zaświadczenie albo decyzję;

2. typu identyfikatora płatnika składek i jego numeru;

3. daty wydania zaświadczenia lub decyzji.

4c. Wydruki, o których mowa w ust. 4a, mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Zakład, jeżeli zawierają dane, o których mowa w ust. 4b, umożliwiające ich weryfikację w sposób określony w tym przepisie.”

W konsekwencji prawidłowo sporządzone wydruki zaświadczeń ZUS traktowane są na równi z oryginałem takiego dokumentu, także w przestrzeni zamówień publicznych. W kontekście powyższego warto wskazać na uzasadnienie do projektu ww. nowelizacji². „W celu usunięcia wątpliwości dotyczących możliwości posługiwania się w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego lub w innych postępowaniach, w których uczestniczą płatnicy składek (przedsiębiorcy), dokumentem elektronicznym o niezaleganiu w opłacaniu składek, wygenerowanym z PUE ZUS lub wydrukiem tego dokumentu, za zasadne uznano dokonanie zmiany w ww. ustawie”.

Zważając na powyższe w obowiązującym stanie prawnym nie budzi wątpliwości, że wykonawcy wezwanemu do złożenia zaświadczenia ZUS przysługuje uprawnienie do posłużenia się wydrukiem zaświadczenia ZUS, które o ile spełnia ustawowe wymagania, jest traktowane tak samo jako tradycyjna forma takiego zaświadczenia.