Rozszerzony obowiązek informacyjny pracodawców

W związku z implementacją postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej do polskiego porządku prawnego, ulegnie zmianie m.in. art. 29 §3 Kodeksu pracy. Przepis ten zawiera obowiązek pracodawcy informowania pracowników o warunkach zatrudnienia pracownika.

Stąd jego zmiana powoduje konieczność weryfikacji dokumentów stosowanych dotychczas przez pracodawców. Tym pilniejsza jest potrzeba sprawdzenia tych dokumentów, gdyż zgodnie z projektem ustawy zmieniającej Kodeks pracy, zmiany mają wejść w życie 1 sierpnia 2022 r.

Zgodnie z projektowaną nową treścią art. 29 §3 Kodeksu pracy, pracodawca będzie informował pracownika nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
4. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6. w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
8. innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
9. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi informacji, o procedurach jego przyznawania i ustalania,
10. obowiązującej procedurze rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi informacji, sposób ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11. prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
13. w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności w pracy.

Pracodawca będzie mógł wywiązać się z ww. obowiązku informacyjnego w odniesieniu do informacji zawartych w pkt 1-6 i 8-11 poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.  

Ponadto, w nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, na pracodawcy będzie ciążył obowiązek poinformowania pracownika, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których będą wpływały składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Wskazany obowiązek nie będzie dotyczył sytuacji, gdy pracownik dokona wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

W przypadku spełnienia obowiązku przekazania informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego, pracodawca również będzie mógł wskazać pracownikowi odpowiednie przepisy prawa ubezpieczeń społecznych.

Niezależnie od przekazania pracownikowi ww. informacji nie później niż w terminie 7 dni lub 30 od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca będzie także zobowiązany do poinformowania pracownika o każdej zmianie warunków zatrudnienia pracownika, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym. Jednakże nie będzie to dotyczyło przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia będzie wynikała ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych,  jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Praktyczne znaczenie dla pracodawców może mieć projektowane rozwiązanie polegające na możliwości przekazania ww. informacji pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej. Skorzystanie z drugiego ze wskazanych sposobów będzie możliwe pod warunkiem, że przekazane informacje będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Pomimo krótkiego czasu dzielącego nas od daty 1 sierpnia 2022 r., tj. dnia, w którym mają wejść w życie projektowane zmiany Kodeksu pracy, wciąż nie zostały one przyjęte przez ustawodawcę i nie można wykluczyć, że ostateczne ich brzmienie będzie inne od obecnie projektowanych rozwiązań.